Обязанности директора, которые нельзя поручать сотрудникам
20.01.2024
Делегировать нужно уметь каждому управленцу, но некоторые задачи директора должны выполнять самостоятельно. А именно задачи, от которых напрямую зависит функционирование и успех бизнеса. В статье перечислены основные обязанности, которые директорам ни в коем случае нельзя поручать подчиненным.
Определение структуры компании
Для того чтобы компания функционировала слаженно, как единая структура, руководство должно установить понятные правила для всех и четкую структуру. Для сотрудников это будет свод документов по которым живет и функционирует компания, определяющий организационную структуру компании, а именно:
внутренние стандарты;
ввод и адаптация новых сотрудников;
организация взаимодействия с коллегами в решении вопросов;
описание бизнес-процессов работы с клиентами;
система мотивации персонала;
проведение аудита на разных уровнях.
Именно руководитель должен подготовить эти регламенты, стандарты и документы и конечно же донести их до коллектива. Такой подход и систематизация не только облегчают работу сотрудников, но и делают ее более эффективной. Сотрудники могут самостоятельно принимать решения не задавая лишних вопросов и со временем стать более самостоятельными, снижая риски совершения ошибок. Ведь в самой работе больше нет неопределенности и путаницы. Нормальным является, когда со временем потребуется доработка и внесений корректировок в документы (развитие штата, изменение орг.структуры и т.д.). В таком случае можно привлекать подчиненных к разработке чек-листов и других нормативных документов. Однако лучше вместе согласовывать масштабные изменения и отслеживать соблюдение.
Вопросы по безопасности бизнеса
Руководитель не может делегировать вопросы, связанные с финансовой, информационной, правовой безопасностью и соблюдением законодательства в компании. Никогда не передавайте работникам пароли и доступы к ресурсам: сайты, каталоги, платформы, хостинги и т.д. Столько на этом проблем бывает, что даже не хочется перечислять. Раз в год желательно менять все пароли и составлять реестр важных учетных записей, документов и правильно выстраивать с учетом этого бизнес-процессы. Помните, что время от времени нужно проводить независимый анализ данных вопросов, чтобы точно понимать, какие есть пробелы в безопасности и устранять их. Задачи, связанные с конфиденциальностью данных не должны делегироваться даже ТОП-менеджерам. Лучше следовать принципу: «чем меньше людей знают информацию, тем меньше вероятность ее утечки».
Стратегия развития
Все, что связано со стратегией развития предприятия, включая ее формулирование, реализацию, анализ относится к сфере ответственности высшего руководства компании. Грамотно составленная стратегия — это основа роста и успешного функционирования. Только высшее руководство принимает решения о направлении развития компании, формулирует политику и устанавливает правила. Только вертикальная структура сверху-вниз. Поставили задачи и спустили на выполнение без раскрытия подробностей стратегических направлений. Директор сам должен давать всестороннюю оценку тому, что происходит на рынке и внутри компании, какова репутация компании, что делают конкуренты и т. д. В отличие от сотрудников, которые сосредоточены на конкретных задачах, менеджер мыслит масштабно и более глобально. К нему стекается вся информация о работе всех отделов, поэтому он может видеть общую картину. Он точно знает:
какие решения нужно принимать в конкретный момент;
какие цели важны в долгосрочной перспективе;
какие методы развития бизнеса необходимы на данном этапе роста;
какой эффект запланирован.
Руководство не имеет права требовать этого от сотрудников, поскольку ответственность и риски лежат непосредственно на начальстве. Более того, передавая задачу формулирования стратегии сотрудникам, руководство может столкнуться с определенными трудностями. Например, сотрудники могут просто не справиться из-за отсутствия квалификации, стратегического мышления и как следствие потерять мотивацию и с трудом вернуться к своим прямым обязанностям. Может случиться и обратный эффект с которым можно столкнуться. Сотрудник может начать чувствовать, что эта работа для него «мелкая» и возникает риск навязывания своего мнения директору после совместного обсуждения рабочих вопросов. Лучше привлечь опытных консультантов и экспертов для проведения стратегической сессии, чтобы получить качественный разбор и рекомендации.
Распределение финансов и прибыли
Финансовые вопросы должны решаться исключительно руководителем компании, чтобы бизнес не погиб по злому умыслу бухгалтеров и финансистов или по бездарной расхлябанности сотрудников. Да, тут нечему удивляться, посмотрите сколько сотрудников судят за расхищение денег или собственности организации и иронии никакой не возникнет. Особенно это касается ведения отчетов о прибылях и убытках, о движении денежных средств на балансе. Директор также отвечает за все аспекты финансового планирования: принятие решений о стоимости работ, утверждение расценок, иногда даже согласование акций и скидок для клиентов и т. д. Предполагается, что управленцы должны сами планировать основные денежные потоки, проводить регулярные финансовые совещания и анализировать результаты работы. Здесь требуются опыт, компетентность и навыки принятия стратегических решений. Это одна из ключевых обязанностей, которую директора не должны делегировать.
Необходимо личное участие в процессе собеседования кандидатов на ключевые посты. Это повышает вероятность найти нужного сотрудника. Если поручить эту задачу только кадровику, есть риск нанять недостаточно компетентных менеджеров или психологические типы, которые совсем не вписываются в коллектив. Это не значит, что подчиненные и рекрутеры не должны участвовать в процессе подбора персонала. Напротив, сейчас активно практикуются групповые собеседования с непосредственным руководителем потенциального сотрудника. Однако последнее слово всегда остается за главным нанимателем. Что можно поручить при найме новых сотрудников:
размещение объявлений о вакансиях на досках объявлений;
первичные звонки кандидатам, которые считаются подходящими;
отсеивание неподходящих кандидатов из-за отсутствия у них базовых навыков;
предоставление обратной связи неудачливым кандидатам в конце процесса собеседования.
Если вы понимаете, что нужно передать задачи по подбору персонала, тогда четко определите характер работы, требуемых людей, квалификацию, которой они должны обладать и типы людей, которые должны быть отсеяны на этапе отбора резюме. И не идите ни на какие компромиссы. Впоследствии это может привести к обратным последствиям. Поскольку найти качественных специалистов становится все сложнее, руководители должны принимать активное участие в отборе кандидатов. Проводите финальное общение с кандидатом на ключевую должность лицом к лицу или хотя бы онлайн(скайп, зум). Кроме того, личная заинтересованность руководителя в сотруднике повышает его лояльность в будущем и управление его эффективностью.
Выстраивание отношений с партнёрами
Работа со стратегическими партнерами или очень важными клиентами должна быть на контроле директора. Бывают такие бизнесы, где пара контрагентов приносит более 50% прибыли и даже более. Что будет, если такого клиента по глупости «сольет» менеджер? Или захочет уволиться из вашей фирмы и переманить лакомого заказчика? Ответ понятен. Если речь идет о встрече с целевым партнером или генеральным директором другой компании, лучше не делегировать эту обязанность представителю. Коллеги могут посчитать, что вы не заинтересованы в сотрудничестве, раз не являетесь на переговоры, а ваша репутация может пострадать. Такой был случай когда собственник одной молодой компании не захотел идти общаться по поводу открытия филиальной сети. Партнеры хотели купить у него десяток франшиз в разных городах. Сумма очень серьезная и к тому же перспективы отличные. Но нет, решил доверить менеджеру, а он не только не нашел общий язык, но и еще умудрился опоздать на 40 минут на встречу с потенциальными партнерами. По итогу расстроенные несостоявшиеся партнеры открыли под своей новой торговой маркой представительства, став конкурентами. Поддержание деловых контактов и хороших отношений имеет решающее значение для успешного развития бизнеса. В обязанности входит общение с учредителями, посещение официальных (или неофициальных) встреч и ведение переговоров по ключевым контрактам. Производственные вопросы можно делегировать заместителям, но встречи совета директоров пропускать нельзя. Это единственный способ продемонстрировать уровень компетентности и заинтересованности в развитии бизнеса. Не оставляйте важные решения о работе с партнерами на усмотрение подчиненных.
Корпоративное обучение персонала
Обязательным элементом роста компании является систематичное обучение для сотрудников организации. Ведь без развития компетенции и знаний сегодня очень сложно составлять конкуренцию в бизнесе. Очень многое зависит от мотивированной и слаженной команды. Любой грамотный руководитель должен понимать причины инвестировать в обучение сотрудников и проведении:
оценки знаний
повышение квалификации
корпоративные бизнес-тренинги
посещение выставок
семинары заслуженных спикеров и экспертов
Всегда отдельного внимания заслуживает вопрос профессионального развития коллектива. Таким образом начальство показывает свою лояльность и заботу работникам. К анализу знаний и сбору информации о потребностях в темах для корпоративного обучения можно привлекать hr-менеджеров и сотрудников, но окончательное решение о курсе или тренинге всегда принимает генеральный директор.
