Управление эффективностью персонала: системный подход

Управление эффективностью персонала — это комплекс мер и действий, которые направлены на оценку трудовых показателей сотрудников организации, выявление слабых мест с последующим устранением или корректированием. Именно методы анализа эффективности позволяют увидеть реальное качество трудовой деятельности, соблюдения стандартов и следование работников должностным инструкциям. Системный подход заключается в анализе целевых показателей эффективности, расчёте затрат и ресурсов, чтобы добиваться более высокой отдачи персонала во всех сферах деятельности организации. Для этого применяют различные методики, при помощи которых происходит определение проблемных зон и поиск подходящих инструментов о которых пойдёт речь в статье.  

Системный подход в управлении эффективностью персонала

Управление эффективностью персонала, как системой подразумевает под собой сбор аналитики целевых показателей в работе сотрудников, давая полную объективную оценку их качества. Благодаря этому можно сразу увидеть какие бизнес-процессы проседают, кто из подчинённых не трудится в полную силу и поправить положение. Ни для кого не секрет, что многие работники даже не изучают свою должностную инструкцию, взаимодействуя с ней только на этапе приемки в штат фирмы, когда подписывают ее для галочки в отделе кадров. Поэтому нередко, когда подчинённые не понимают реальный объем задач, которые ложатся на их плечи или просто саботируют. Приходят с систематическими опозданиями, пол дня проводят на не целевых сайтах или социальных сетях, трудятся «спустя рукава». Любому грамотному руководителю хочется понимать истинную заинтересованность человека в выполнении должностных обязанностей и какую отдачу может ожидать компания. Вот несколько основных критериев, которые необходимо отслеживать:

• бизнес-процессы
• качество общения с контрагентами
• поведение человека внутри команды
• вовлеченность в работу коллектива
• время отведенное на решение задач
• графики рабочего времени и отдыха
• коммуникация с руководством

В современных российских реалиях бизнеса не так давно стали изучать тематику эффективности и проводить соответствующий анализ. Во многом это зависит от конкретной сферы бизнеса и кем выделяется бюджет. В государственной сфере вроде бы есть нормативы, но они не отслеживаются в полной мере. А в частном секторе частенько предприниматели смещают акцент с анализа персонала в сторону только анализа цифр. Вот базовая таблица, которая позволяет увидеть основные направления в деятельности подчинённых на которые следует направлять фокус внимания.

Анализ эффективности управления на западе

Performance management (система управления, используемая на Западе) имеет несколько существенных отличий от отечественного менеджмента. В первую очередь, это касается процесса постановки целей в глобальном масштабе. В российских компаниях достаточно часто возникают такие ситуации: сотрудники не понимают, в чем смысл их задач, неправильно выполняют свои обязанности, также происходят увольнения по неизвестным причинам. В западном варианте такие проблемы возникают крайне редко, и связано это, в том числе с процессом планирования на год вперед. На этом этапе решается не только то, чего должна достичь компания, но и цели каждого участника команды, связанные с ростом компании. От директоров поступает регулярная обратная связь. Создается достаточно подробное описание бизнес-процессов, отношения к коллегам и клиентам, а также понятная система подчинения. И если кто-то в этой ситуации оказывается уволен, то причина ясна всем. Как правило, это происходит:

• из-за низкого качества результатов работы
• несоблюдения трудовой дисциплины
• неграмотного поведения в общении с клиентами
• нерациональном использовании ресурсов компании
• отстранённом поведении и низком уровне вовлеченности

Периодически проходят встречи, в ходе которых определяют, насколько эффективно идет деятельность предприятия. Для этого можно выдеить 3 направления показателей: экономические, профессиональные и личностные. Ниже в таблице можно увидеть, какие именно подпункты относятся к каждому фактору оценки. Такой комплексный анализ позволяет увидеть насколько качественно выполняется работа, а также что мешает подчинённым.

Методики улучшения эффективности персонала

Начнем с первой методики и это получение обратной связи от сотрудников. С каждым годом все больше компаний России внедряет систему получения и обработки информации, однако она остается не до конца совершенной. Дело в том, что, несмотря на анонимное заполнение анкет, люди боятся говорить правду и завышают ожидания руководства. Это происходит по причине того, что люди боятся потерять свою работу или быть не понятыми. Со стороны менеджеров тоже есть распространенная ошибка: мнение сотрудников учитывают, спрашивая только раз в полгода или год. Конечно, этого недостаточно для получения качественных результатов, которые позволят компании развиваться. Некоторые директора вообще считают, что не стоит спрашивать мнение людей, которые ниже чином. Например, компании европейских стран отличаются высоким уровнем честности работников. В процессе обсуждения руководители искренне интересуются проблемами и успехами коллег, а те не боятся указывать на недочеты. Информация, которую менеджер получает, впоследствии используется для того, чтобы корректировать политику руководства, сделать атмосферу в компании комфортнее, а работу более производительной.

Включение сотрудников в развитие компании

Исследования показывают, что почти 50% сотрудников не устраивает их работа из-за отношения к ним начальства и отсутствия признания. Эти люди часто думают о том, чтобы сменить свое место работы. В иностранных компаниях одной из задач HR-ов считается максимальное вовлечение штатных единиц в деятельность компании. Цель этой функции заключается в повышении уровня доверия внутри команды. При работе в хорошей атмосфере у работников практически нет жалоб на руководство и желания поскорее уволиться. Именно к этому должны стремиться собственники и руководители, которые хотят развивать свои управленческие навыки. Немаловажным критерием выступает похвала коллег. Благодаря подбадривающим словам можно существенно повысить мотивацию подчинённого и помочь ему адаптироваться, набираться профессионального опыта, чтобы увеличить производительность его труда. Поддержка в коллективе не менее необходима, чем честная обратная связь.

Горизонтальное управление

В отечественных организациях все еще распространен вариант жесткой иерархии, в которой есть руководство разного уровня и подчиненные. С одной стороны, это проверенная схема, а с другой такая политика ограничивает работников во внедрении своих рациональных идей, так как начальство редко к ним прислушивается. В зарубежном бизнесе, в отличие от нашего, распространено горизонтальное управление. Подчиненные не чувствуют себя ограниченными и находятся в атмосфере доверия и защиты. А руководители могут на «ты» общаться с сотрудниками и переписываться с ними в мессенджерах. Хорошим примером является Google. Компания действует по такому принципу: постоянно создаются и переформировываются команды под конкретные проекты, при этом все они действуют самостоятельно и не имеют одного руководителя. В этих командах нет четкой иерархии по уровням принятия решений. Это позволяет всем исполнителям быть наравне и одинаково поддерживать друг друга в сложных ситуациях. К счастью, наши компании тоже начали использовать горизонтальную практику, хотя не в каждой сфере такой формат можно реализовать.

Внедрение коучинга

Коучинг уже давно начал внедряться отечественными компаниями, как метод достижения более стремительного прогресса. Это система обучения, которая рассчитана на конкретный срок под определенные прогнозируемые результаты. Например, мы в Академии Продаж проводим командный коучинг с разбивкой в несколько этапов:

1. Проводим углубленный анализ;
2. собираемся с командой и обозначаем зоны возможного роста;
3. составляем стратегию целей;
4. определяем необходимые инструменты для изменений;
5. начинаем внедрять и отслеживаем динамику.

Проводим не одно занятие или тренинг, а серию коучинговых сессий. Распределение обязанностей или внедрение новых инструментов происходит при контроле коуча — эксперта, что исключает откладывание на потом. В течение месяца, двух или чуть более, как правило нам удается изменить «хромающие» процессы и улучшить отдачу работников. Надо понимать, что коучи в бизнесе могут обучать не только директоров, но и исполнителей. Это касается тренингов по командной работе, по повышению эффективности, тайм-менеджменту и др. Тем не менее, до сих пор некоторые организации не до конца понимают все выгоды коучинга. А ведь приглашенный специалист моет дать более объективную оценку сложных ситуаций и согласовать этапы изменений. Зарубежные корпорации же четко это понимают и не боятся вкладывать деньги в обучение. При этом часто существуют отдельные тренинги и коучи для руководителей и для исполнителей. Так, Nokia потратила более миллиона евро на внедрение системного обучения сотрудников. Такое различие обусловлено разным отношением российских и зарубежных предпринимателей. За рубежом преобладает идея долгосрочных вложений, то есть направленных на повышение качества работы персонала и увеличение прибыли в перспективе на несколько лет вперед. В наших реалиях бывает достаточно рискованно вкладываться на долгий период. Кроме того, российские предприниматели часто стремятся получить прибыль как можно быстрее, забывая о будущем. Центральной задачей коучей является научить верно распределять задачи и выбирать более приоритетные. Эти специалисты полезны в любой нише, ведь они позволяют руководителям и работникам стать более производительным и опережать конкурентов.

Вывод

Итак, мы обсудили ряд важных принципов для управления эффективностью сотрудников предприятия. Надо понимать, что процветание компании во многом зависит от коммуникации с коллектива, выстроенных логичных процессов, мотивированных сотрудников, которые точно понимают свою роль в коллективе, должностные обязанности и готовы их выполнять, становясь настоящими звеньями одной крепкой цепи.