В основе аудита системы управления лежит алгоритм анализа и сбора статистических данных о методах и способах управления в организации. С его помощью сотрудники организации способны подвергнуть анализу действия как отдельных работников, так и общую деятельность отделов, а также их взаимодействие друг с другом и, на основании этих данных, определить степень системы управления продажами.
Так как продажи являются неотъемлемой частью практически любой организации, при проведении аудита процессу управления продажами стоит уделить особое внимание. При таком подходе аудиту подвергнутся не только базовые элементы организации, но и структурирование целевой аудитории и ее потребностей, политика внутри организации, эффективность действующей системы торговли, конкурентноспособность и многое другое. Такой широкомасштабный аудит можно будет отнести к категории маркетинга, так как он поднимет вопросы не только финансового плана, но и затрагивающие непосредственно саму систему организации.
Тем не менее невозможно единовременно описать все стороны, поэтому сконцентрируемся на аудите управления отдела продаж.
Руководство проводит аудит в организации:
Главной задачей аудита системы сбыта является оценка работы всей системы и выявление проблем, возникающих внутри этой системы. В какой-то мере при помощи аудита можно легко найти бреши в торговой системе и придумать план по их устранению до того, как их влияние станет критичным на организацию. Еще с помощью аудита можно провести ознакомление с работой компании нового сотрудника, занимающего руководящую должность, ввести его в курс дела и, попутно, рассмотреть работу системы продаж на наличие в ней ошибок и проблем, а также составить план по дальнейшему развитию организации.
Можно определить сразу несколько целей аудита:
Аудит можно проводить сразу несколькими способами:
Исходя из совокупности целей и методов проведения аудита продаж можно прийти к определенному заключению – для эффективного проведения аудита необходимо видение со стороны. Идеальным вариантом будет либо привлечение консалтинговой организации, либо назначение нового сотрудника на руководящую должность. Для аудита управления продажами организации будет достаточно даже начального доступа к работникам компании. Подобные полномочия выдаются, как правило, без проблем и для них достаточно даже устной договоренности. То есть специалисты должны иметь доступ к сотрудникам и посетить организацию для оценки.
Для начала проведения аудита потребуется личная встреча с руководителями организации. Совершенно не важно, каким образом будет построен разговор, ведь главное в его процессе узнать стоящие перед сотрудником цели аудита или же выявить их исходя из разговора с руководством.
Когда аудит проводится непосредственно среди сотрудников, то необходимо определить:
Этим вопросам и уделяется основное внимание при проведении аудита. В каждом из этих аспектов аудита есть множество подпунктов, которые относятся непосредственно к особенностям работы организации, а выявление и исправление проблем в каждом из этих моментов позволяет организации удерживать свои конкурентные позиции на рынке.
Аудит в первую очередь является средством для оценки системы продаж и выявления всех возникающих в компании проблем, но никак не панацеей от них. Для наиболее результативного аудита руководству компании необходимо четко выделить проблему, которую необходимо решить, не отвлекаясь на все остальное. Только при таком условии возможно найти решение для одной из проблем, чтобы позднее перейти к решению следующей.
Как проведение аудита структуры продаж влияет на развитие компании-видео:
К примеру, руководство компании дало аудитору задачу – поднять продажи компании и увеличить объем производства. При этом руководство озвучило подобную задачу исходя не из результатов аудита, а в соответствии с собственными потребностями, не заботясь о том, что организация физически не способна в настоящее время к осуществлению такого крупномасштабного маркетингового плана.
Поэтому важно понять в первую очередь главную вещь – аудит системы управления и продаж помогает определиться с направлением дальнейшего развития компании и формирует план(стратегию) по достижению необходимого результата в кратчайшие сроки при учете всех возможностей компании.
Любой аудит начинается только при одобрении вышестоящего руководства. Иными словами, никто не будет проводить аудит, если он не подкреплен необходимым уровнем доступа, исходящего напрямую от руководителей компании. Для проведения полной оценки эксперту потребуется разобраться системе продаж компании, узнать кто и как руководит тем или иным отделом и выявить возможные ошибки в управлении. Без определенного уровня доступа проведение аудита в таких условиях просто невозможно.
Промежуточное звено в управлении
При проведении оценки на среднем уровне управления эксперт может найти сразу несколько проблем, которые способны сильно повлиять на развитие компании. Сюда можно отнести: сложности со смежными отделами и отделом сбыта компании, а также лиц, которые напрямую или косвенно влияют на коллектив.
Отдел кадров
Также, как и в среднем звене управления, тут тоже может скрываться множество проблем. Особенно критичные проблемы возникают в отношении менеджеров по продажам. К таким проблемам можно отнести:
В структуру анализа ситуации в сбыте входят психологические вопросы:
Если при проведении анализа будут выявлены проблемы в психологической неудовлетворенности сотрудников полученными результатами, то потребуется как можно скорее от них избавится. Как правило если проводить регулярные беседы на эти темы, то подобная ситуация не возникает, однако при ее выявлении действовать нужно незамедлительно.
Культурный уровень организации
При проведении оценки также обращается внимание на общий культурный уровень организации. В частности, это касается корпоративного отношения сотрудников к культуре внутри компании.
Условия работы
К сожалению, небольшие организации уделяют мало внимания условиям работы сотрудников. Нередки даже случаи, когда руководство компании сознательно предоставляют работникам неприемлемые условия труда, заставляя из привыкать к этому, чтобы сэкономить. Подобное отношение негативно сказывается на эффективности работы сотрудников, общий уровень неудовлетворенностью компанией и, как следствие, невысоким уровнем продуктивной работы.
В ходе оценки выявляются проблемы с отсутствием в компании элементарной управленческой системы. Это может быть как недочетом руководства, так и неисполнение в полном объеме своих обязанностей представителей среднего звена управления. Проверяющий должен находить эти бреши в управлении и решать их при помощи переназначения на необходимые должности иных людей, уровень которых полностью соответствует необходимым профессиональным навыкам. При решении этих вопросов эксперт неумолимо столкнется с необходимостью выявления должностных обязанностей.
Должностные обязанности
В период исследования необходимо узнать:
Информационная база
Руководство компании обязано предоставить сотрудникам:
В обязанности аудитора входит не только проведение анализа действующей системы, но и также разработка плана дальнейшего развития компании. Для этого в отчете о проделанной работе аудитору потребуется:
Отделы внутри компании
Анализ проводится во всех отделах компании, особенное внимание уделяется:
В ходе аудита системы управления и продаж можно выявить как сильные аспекты организации, так и ее уязвимые места.
К сильным аспектам организации можно отнести:
К уязвимым местам компании относятся:
После проведения исследования, аудитор высказывает свое видение дальнейшего развития компании и исправления всех уязвимых мест для поддержания конкурентноспособности организации на рынке.
Также проверяющий способен увидеть возможные проблемы, которые могут возникнуть при несоблюдении организацией его предложений. К таким проблемам относятся:
Читайте наш бизнес-кейс о том, как аудит системы управления и продаж увеличил продажи в 16 раз в компании по ссылке
Официально аудит завершается предоставлением отчета о проделанной работе аудитором. В этом отчете специалист предлагает вниманию руководства собственный план дальнейшего развития и исправления всех возможных проблем в организации.
Отчет разделяется на три этапа:
Компании, наиболее часто проводящие аудит, можно разделить на четыре классификации:
Конечно, это слишком обобщенное разделение всех компаний по классификациям, однако основываясь на многолетнем опыте трудно различить иные компании, которые долгое время существуют на рынке и являются конкурентноспособными. Нередко можно встретить и смешанный тип управления, при котором компания не теряет своих позиций на рынке.
Как уже говорилось, понятие аудита трудно уместить лишь в один из аспектов управления компанией. Здесь представлен только несколько важных пунктов аудита управления компании в обобщенном понятии, без учета множества деталей. Отдельные же аспекты аудита стоит изучать на примерах компаний по частям и более подробно. Чтобы заказать аудит системы продаж, звоните по тел: +7-909235-17-47 и +7-962-233-44-57
Смотрите отзывы наших заказчиков о проведенных аудитах систем управления продажами