Что такое аудит системы управления

В основе аудита системы управления лежит алгоритм анализа и сбора статистических данных о методах и способах управления в организации. С его помощью сотрудники организации способны подвергнуть анализу действия как отдельных работников, так и общую деятельность отделов, а также их взаимодействие друг с другом и, на основании этих данных, определить степень системы управления продажами.

Так как продажи являются неотъемлемой частью практически любой организации, при проведении аудита процессу управления продажами стоит уделить особое внимание. При таком подходе аудиту подвергнутся не только базовые элементы организации, но и структурирование целевой аудитории и ее потребностей, политика внутри организации, эффективность действующей системы торговли, конкурентноспособность и многое другое. Такой широкомасштабный аудит можно будет отнести к категории маркетинга, так как он поднимет вопросы не только финансового плана, но и затрагивающие непосредственно саму систему организации.

Аудит схем и методик управления отделом продаж

Тем не менее невозможно единовременно описать все стороны, поэтому сконцентрируемся на аудите управления отдела продаж.

Руководство проводит аудит в организации:

• С задуманной периодичностью, чтобы проверить эффективность системы торговли и найти все возникшие ошибки в ней. Чаще всего к такому методу прибегают при возросшей конкуренции, чтобы удерживать свои позиции на рынке;
• При помощи консалтинговой компании, когда был заключен договор о сотрудничестве. При таком подходе консалтинговая организация проводит весь необходимый аудит с целью ознакомления с работой компании и выявления способов повышения ее эффективности;
• При появлении в компании нового лица, занимающего высокую должность. Аудит должен помочь им не только ознакомиться с работой в компании, но и поможет с поиском «свежего взгляда» руководству организации.

Главной задачей аудита системы сбыта является оценка работы всей системы и выявление проблем, возникающих внутри этой системы. В какой-то мере при помощи аудита можно легко найти бреши в торговой системе и придумать план по их устранению до того, как их влияние станет критичным на организацию. Еще с помощью аудита можно провести ознакомление с работой компании нового сотрудника, занимающего руководящую должность, ввести его в курс дела и, попутно, рассмотреть работу системы продаж на наличие в ней ошибок и проблем, а также составить план по дальнейшему развитию организации.

Цели аудита бизнес-процессов внутри компании

Можно определить сразу несколько целей аудита:

1. Структурировать работу организации.
2. Структурировать организационные вопросы.
3. Оценить, насколько хорошо теоретическая часть работы системы исполняется на практике.
4. Определить ошибки в системе продаж, узнать, почему эффективность работы компании не находится на должном уровне.
5. Разработать план дальнейшего развития организации.

Аудит можно проводить сразу несколькими способами:

1. Погрузиться в общество сотрудников, разговаривать с ними, проводить среди них опросы и тестирования.
2. Заниматься наблюдением за сотрудниками, их методами работы. При необходимости контактировать с ними в процессе работы, наблюдать за тем, как они решают разного рода вопросы.
3. Вместе с персоналом контактировать с клиентами.
4. Заниматься изучением документооборота, касающегося продаж, а также внимательно читать отчеты сотрудников о проведенной работе.

Исходя из совокупности целей и методов проведения аудита продаж можно прийти к определенному заключению – для эффективного проведения аудита необходимо видение со стороны. Идеальным вариантом будет либо привлечение консалтинговой организации, либо назначение нового сотрудника на руководящую должность. Для аудита управления продажами организации будет достаточно даже начального доступа к работникам компании. Подобные полномочия выдаются, как правило, без проблем и для них достаточно даже устной договоренности. То есть специалисты должны иметь доступ к сотрудникам и посетить организацию для оценки. 

Как проводится анализ системы управления

Для начала проведения аудита потребуется личная встреча с руководителями организации. Совершенно не важно, каким образом будет построен разговор, ведь главное в его процессе узнать стоящие перед сотрудником цели аудита или же выявить их исходя из разговора с руководством.

Когда аудит проводится непосредственно среди сотрудников, то необходимо определить:

• Степень управления в организации;
• Действующую систему в продажах;
• Профессионализм персонала;
• Наличие проблем в системе.

Этим вопросам и уделяется основное внимание при проведении аудита. В каждом из этих аспектов аудита есть множество подпунктов, которые относятся непосредственно к особенностям работы организации, а выявление и исправление проблем в каждом из этих моментов позволяет организации удерживать свои конкурентные позиции на рынке.

Задачи анализа схем и бизнес-процессов управления

Аудит в первую очередь является средством для оценки системы продаж и выявления всех возникающих в компании проблем, но никак не панацеей от них. Для наиболее результативного аудита руководству компании необходимо четко выделить проблему, которую необходимо решить, не отвлекаясь на все остальное. Только при таком условии возможно найти решение для одной из проблем, чтобы позднее перейти к решению следующей.

Как проведение аудита структуры продаж влияет на развитие компании-видео:

К примеру, руководство компании дало аудитору задачу – поднять продажи компании и увеличить объем производства. При этом руководство озвучило подобную задачу исходя не из результатов аудита, а в соответствии с собственными потребностями, не заботясь о том, что организация физически не способна в настоящее время к осуществлению такого крупномасштабного маркетингового плана.

Поэтому важно понять в первую очередь главную вещь – аудит системы управления и продаж помогает определиться с направлением дальнейшего развития компании и формирует план(стратегию) по достижению необходимого результата в кратчайшие сроки при учете всех возможностей компании.

Аудит управленческих решений руководства

Любой аудит начинается только при одобрении вышестоящего руководства. Иными словами, никто не будет проводить аудит, если он не подкреплен необходимым уровнем доступа, исходящего напрямую от руководителей компании. Для проведения полной оценки эксперту потребуется разобраться системе продаж компании, узнать кто и как руководит тем или иным отделом и выявить возможные ошибки в управлении. Без определенного уровня доступа проведение аудита в таких условиях просто невозможно.

Промежуточное звено в управлении

При проведении оценки на среднем уровне управления эксперт может найти сразу несколько проблем, которые способны сильно повлиять на развитие компании. Сюда можно отнести: сложности со смежными отделами и отделом сбыта компании, а также лиц, которые напрямую или косвенно влияют на коллектив.

Отдел кадров

Также, как и в среднем звене управления, тут тоже может скрываться множество проблем. Особенно критичные проблемы возникают в отношении менеджеров по продажам. К таким проблемам можно отнести:

• Отношение менеджеров к исполняемым ими обязанностям;
• Их отношение к новым системам продаж;
• Осознание необходимости развития;
• Микроклимат внутри компании и взаимодействие между сотрудниками;
• Несоответствие должному ведению отчетности;
• Несоответствие необходимому уровню профессиональных навыков.

Структура аудита управления сбытом

В структуру анализа ситуации в сбыте входят психологические вопросы:

Если при проведении анализа будут выявлены проблемы в психологической неудовлетворенности сотрудников полученными результатами, то потребуется как можно скорее от них избавится. Как правило если проводить регулярные беседы на эти темы, то подобная ситуация не возникает, однако при ее выявлении действовать нужно незамедлительно.

Культурный уровень организации

При проведении оценки также обращается внимание на общий культурный уровень организации. В частности, это касается корпоративного отношения сотрудников к культуре внутри компании.

Условия работы

К сожалению, небольшие организации уделяют мало внимания условиям работы сотрудников. Нередки даже случаи, когда руководство компании сознательно предоставляют работникам неприемлемые условия труда, заставляя из привыкать к этому, чтобы сэкономить. Подобное отношение негативно сказывается на эффективности работы сотрудников, общий уровень неудовлетворенностью компанией и, как следствие, невысоким уровнем продуктивной работы.

Проверка организационной структуры компании

В ходе оценки выявляются проблемы с отсутствием в компании элементарной управленческой системы. Это может быть как недочетом руководства, так и неисполнение в полном объеме своих обязанностей представителей среднего звена управления. Проверяющий должен находить эти бреши в управлении и решать их при помощи переназначения на необходимые должности иных людей, уровень которых полностью соответствует необходимым профессиональным навыкам. При решении этих вопросов эксперт неумолимо столкнется с необходимостью выявления должностных обязанностей.

Должностные обязанности

В период исследования необходимо узнать:

• О наличии и сотрудников должностных обязанностей;
• О том, как хорошо они ими соблюдаются;
• О том, как взаимодействует с исполнителями вышестоящее руководство.

Информационная база

Руководство компании обязано предоставить сотрудникам:

• Общую базу данных для анализа целевой аудитории;
• Клиентскую базу данных для формирования целевой аудитории и поиска новых потенциальных клиентов;
• Образец для заполнения отчетности;
• Анализ по продажам и продвижению товаров среди клиентов;
• Анализ конкурентноспособности;
• Пример взаимодействия сотрудников, относящихся к различным отделам компании.

Формирование стратегии развития компании

В обязанности аудитора входит не только проведение анализа действующей системы, но и также разработка плана дальнейшего развития компании. Для этого в отчете о проделанной работе аудитору потребуется:

• Предоставить план о возможных кадровых перестановках для повышения эффективности работы;
• План по продажам, разработанный в результате анализа уже имеющейся системы;
• План по дальнейшему развитию бюджета компании.

Отделы внутри компании

Анализ проводится во всех отделах компании, особенное внимание уделяется:

• Производственному отделу;
• Отделу сбыта;
• Маркетинговому отделу;
• Складам;
• Логистике;
• Бухгалтерии.

Анализ слабых мест в системе продаж и управления

В ходе аудита системы управления и продаж можно выявить как сильные аспекты организации, так и ее уязвимые места.

К сильным аспектам организации можно отнести:

• Высокий уровень соответствия развития компании на рынке;
• Внутренние взаимодействия руководства с сотрудниками компании;
• Разработка собственной технологии продаж;
• Готовый план дальнейшего развития организации.

К уязвимым местам компании относятся:

• Отсутствие единой системы управления отделом продаж;
• Отсутствие планов развития и сбыта в системе управления продажами предприятия;
• Отсутствие маркетингового плана или отсутствие помощи от маркетингового отдела в продажах;
• Отсутствие пассивных продаж;
• Отсутствие общедоступной БД;
• Регулярное возникновение проблем в отделе логистики;
• Отсутствие достойной системы премирования для сотрудников, подстегивающей их на рабочие достижения;
• Отсутствие взаимодействия между отделами;
• Возложение на определенных лиц большего количества полномочий, чем следует;
• Назначение на руководящие должности людей, не имеющих достаточного уровня профессиональных навыков по причине родственных связей.

После проведения исследования, аудитор высказывает свое видение дальнейшего развития компании и исправления всех уязвимых мест для поддержания конкурентноспособности организации на рынке.

Также проверяющий способен увидеть возможные проблемы, которые могут возникнуть при несоблюдении организацией его предложений. К таким проблемам относятся:

• Потеря клиентов из целевой аудитории;
• Расширение ассортимента компании с возможным ухудшением качества товаров или услуг;
• Потеря организацией высоко профессиональных сотрудников;
• Несогласие персонала с преобразованием системы управления в продажах или в торговле.

Читайте наш бизнес-кейс о том, как аудит системы управления и продаж увеличил продажи в 16 раз в компании по ссылке

Разработка конкретной стратегии развития компании

Официально аудит завершается предоставлением отчета о проделанной работе аудитором. В этом отчете специалист предлагает вниманию руководства собственный план дальнейшего развития и исправления всех возможных проблем в организации.

Отчет разделяется на три этапа:

1. Внесение изменений в систему продаж.
2. Внесение изменений в действующую систему экономики компании.
3. Внесение изменений в маркетинговый план.

Компании, наиболее часто проводящие аудит, можно разделить на четыре классификации:

1. Профессиональные, где все отделы и системы работы компании взаимодействуют друг с другом как часы.
2. Военные, где построение организации работы идет по армейскому типу. Для такой компании характерны армейский порядок и точно отлаженная система работы.
3. Родственные, в которой сотрудники или руководители тем или иным образом связаны между собой прочными дружескими или родственными связями, а все дела компании строятся на устной договоренности и прочном доверии.
4. Анархические, при таком подходе к организации возможно проявление хаотичного управления, однако это не мешает каждому сотруднику полностью исполнять свои обязанности и быть ценным инструментом в достижении компанией поставленных целей.

Конечно, это слишком обобщенное разделение всех компаний по классификациям, однако основываясь на многолетнем опыте трудно различить иные компании, которые долгое время существуют на рынке и являются конкурентноспособными. Нередко можно встретить и смешанный тип управления, при котором компания не теряет своих позиций на рынке.

Как уже говорилось, понятие аудита трудно уместить лишь в один из аспектов управления компанией. Здесь представлен только несколько важных пунктов аудита управления компании в обобщенном понятии, без учета множества деталей. Отдельные же аспекты аудита стоит изучать на примерах компаний по частям и более подробно. Чтобы заказать аудит системы продаж, звоните по тел: +7-909235-17-47 и +7-962-233-44-57

Смотрите отзывы наших заказчиков о проведенных аудитах систем управления продажами