Разработка и внедрение корпоративных стандартов в организации

Преимущества внедрения корпоративных стандартов

Стандарты в виде процедур и регламентов детально описывают важные процессы, на которых это предприятие работает. Благодаря наличию этих документов:

• руководитель получает закреплённый набор требований к сотрудникам, карту зон их ответственности, и как результат — получает эффективный механизм управления предприятием
• каждый сотрудник знает и понимает процедуры, происходящие внутри компании, алгоритм своих действий,критерии оценки своей работы,кто и за что отвечает в компании, получает готовые решения стандартных и нестандартных задач, технологическую документацию, справочники, инструкции, бланки, формы отчёта и т.п.

Стандартизации подвергают сначала бизнес-процессы и работу персонала, взаимодействующего с конечным потребителем.

В основе построения системы корпоративных стандартов лежат следующие принципы:

• Каждый процесс необходимо детально описать и оформить в отдельный документ.
• Нельзя допускать противоречий документов друг другу
• Эффективность выполнения процедур зависит от выполнения отдельными работниками
• Необходимо проводить инструктаж служащих
• Документ утверждается руководством
• Общие стандарты адресованы обязательны для выполнения всеми подразделениями предприятия

Виды корпоративных стандартов

Карту документов, можно выстроить с учётом системообразующих связей, соблюдая вертикаль. Каждый документ занимает своё место в системе по отношению к другим документам. Необходимо соблюдать иерархию документов, описывающих стандарты, чтобы избежать нарушения соотношения (подчинённость) документов между собой.

Соблюдая вертикаль документов – разрабатываем от верхнего уровня к нижнему. Пример строения корпоративного стандарта:

Концепция — Положение — Инструкция — Трудовая функция

На верхней ступени –общая политика и цели предприятия

На второй ступени – положения

На третьей ступени – инструкция отдельного служащего.

Разработка регламентов и стандартов управления персоналом

Представим схему этих документов в виде пирамиды. Пирамида состоит из ступеней. На каждой ступени – документ. Принцип такой: документ на нижней ступени детализирует документ, находящийся ступенью выше.

Вершина пирамиды – это первая ступень — «Политика управления персоналом». В нём изложены общие моменты кадровой политики компании.

Уровнем ниже: Положение о кадрах и квалификации персонала – конкретизирует общие принципы кадровой политики и содержит перечень бизнес-процессов, порядок выполнения работ, зоны ответственности.

К третьей ступени относятся инструкции и трудовые функции сотрудников. Эти документы описывают конкретные трудовые действия, компетенции и критерии оценки работы каждого сотрудника.

Перечень документов, которые Вы также можете включить в структуру своих стандартов и конкретизировать:

• Методы оценки эффективности персонала
• механизм формирования кадрового резерва
• стандарты поиска, привлечения, работы с контрагентами
• стандарты мотивации
• знания по специфике, продукции, техникам продаж персонала

Рассмотрим, какие виды документов могут быть распределены по ступеням.

Создание структуры системы регламентов

Вне зависимости от рода деятельности компании, но основываясь на её специфике, документы классифицируются на группы в зависимости от  объекта регулирования и исполнителей: общая структура управления (фиксирует общие правила для всего коллектива предприятия), функционал и ответственность отдельных подразделений, инструкции и функционал конкретных работников.

Документы распределяются по ступеням, в зависимости от:

• категории пользователей (руководство, подразделения предприятия, персонал, покупатели),
• содержания документа (общая политика компании, процедуры, рабочие инструкции, справочники)

Документы:

1го уровня утверждаются руководителем предприятия.

2го уровня – руководителем и его заместителями.

3го уровня – руководителями подразделений.

1. Общие стандарты компании занимают высший уровень/менеджмент качества, концептуальная политика компании/ закрепляют:
2. Миссию, видение, ценности, стратегию и цели / корпоративный устав/кодекс/
3. Политику качества продукции/услуги
4. Критерии оценки качества продукта или услуги, политика ценообразования/
5. Правила обслуживания покупателей в компании

На этом уровне находится политика управления персоналом, техническая политика, политика качества продукции. Основные пользователи этих документов – весь трудовой коллектив компании и потребители.

Положения, регламенты, справочники

Эти документы адресованы определённым группам служащих предприятия. И детализируют они деятельность определённых групп объектов.

Описывают кадровую политику, систему оплаты труда, зоны ответственности подразделений компании, компетенции и умения для конкретной должностной позиции, требования и критерии оценки качества работы.

Например, положение о бюджете имеет отношение к тем работникам, которые занимаются разработкой бюджета компании. В эту группу документов также входят справочники, классифицирующие расходы и средства материального обеспечения предприятия.

• Функционал отдельных сотрудников
• Например, инструкция по ведению бухгалтерского учёта и контроля  документов, технологическая и конструкторская документация.

Можно использовать и больше уровней в своей системе стандартов.

Однако есть риск заблудиться в собственном лесу. Ведь чем больше деталей в механизме, тем сложнее обеспечить его надёжную работу. Крайности в сторону сокращения количества уровней также опасны, потому что это неизбежно приводит к размытию границ между документами и в регламентах.

Что входит в услугу разработки корпоративных стандартов

Начать разработку документов стоит с ответа топ-менеджмента на следующие вопросы:

• какие цели стоят перед компанией,
• какие процессы на предприятии создают ценность для потребителей продукта компании
• какие проблемные зоны наиболее важны для детализации

В случае, если цель компании — продвижение нового продукта/услуги либо rebranding, необходимо показать потребителю, что компания не просто сменила «фасад» или brandbook, а изменила качество продукта, повысила качество в обслуживании, квалификацию общения сотрудников

Нужно задумываться о внедрении правил и стандартов в работе персонала когда планируете:

• увеличить стоимость бренда
• укрепить положительный имидж
• ускорить темп развития
• создать благоприятный климат в коллективе
• повысить лояльность клиентов
• улучшить качество работы и сократить время на выполнение шаблонных операций персоналом
• чтобы мои сотрудники не совершали ошибки и качественно обслуживали клиентов
• создать систему обучения новых сотрудников
• легко контролировать работу филиалов

После того, как ответы и цели разработки стандартов зафиксированы, необходимо выработать план действий и определить круг лиц, которые будут вовлечены в разработку стандартов (зона ответственности HR департамента и руководителей подразделений компании) Желательно в процесс разработки вовлечь всех сотрудников. Для этого необходимо разработать анкеты и собрать у них информацию. Либо на планерках сами руководители отделов собирают и сводят воедино.