Тренинг проведения деловых совещаний и планерок

Прежде чем составить регламент планерки, нужно определиться к какому виду она относится. Классифицируются планерки по следующим признакам.

По временным критериям:

1. ежедневная - собрание работников перед началом трудового дня, где распределяются текущие задачи, по длительности занимает от (5-15 минут);
2. еженедельная, как правило, во время ее проведения подытоживаются проведенные мероприятия в течение недели, ставятся задачи на следующую;
3. ежемесячная - это встреча, на которой анализируются показатели, и подводятся итоги за весь прошедший месяц, ввиду ее глобальности время проведения может достигать около одного или полутора часов;
4. внеплановая планерка проводится в срочном порядке, когда ситуация кардинально изменилась, и требует оперативного вмешательства для ее стабилизации, время проведения определяется сложностью образовавшейся проблемы.

По тематике организации и проведения планерки можно разделить следующим образом:

1. информационные, постоянное их проведение преследует основную цель, донести до сотрудников общее состояние дел на предприятии;
2. планерки с целью выявления проблемы, и нахождения путей ее решения;
3. планирование, распределение задач, назначение ответственных лиц за их осуществление, мотивация сотрудников, отвечающих за конкретный проект, постановка конкретных сроков;
4. обучающие планерки, на которых осуществляется разбор новых продуктов, методов работы с клиентами, происходит обмен навыками.

Совет: давайте интересные инсайты сотрудникам и помогайте набираться новых знаний, которые будут развивать их. Одним из таких примеров может служить упражнение для продавцов на снятие зажимов и раскрепощения мимики, жестов и общения с клиентами, которое вы можете увидеть ниже в видео.

Эффективность планерок достигается путем соблюдения определенных стандартов и правил. При их отсутствии, участники данного процесса, как правило не получают нужной информации в результате чего у них нет понимания в нужности и необходимости ее посещения. Важно для проведения планерки в коллективе:

1. Встреча должна быть четко регламентирована, на повестку дня должны быть поставлены вопросы, требующие рассмотрения. При отхождении участников от тематики собрания, прерывать их, и возвращать к обсуждению поставленного вопроса.

2. Довести до сведения всех участников поставленный регламент, чтобы каждый понимал цель своего участия в этом событии.

3. Не нужно обсуждать вопросы поверхностно. Лучше ежедневно посвящать по 15-20 минут конкретной проблеме отдельно. Следите за таймингом.

4. Строго отслеживать временные рамки проведения данного мероприятия, при необходимости назначить ответственное лицо за ведение этого вопроса.

5. Слушать мнение всех участвующих в беседе, не допускать выступления одних и тех же сотрудников. Не выделять "любимчиков", а давать высказываться всем.

6. Для фиксирования основных моментов совещания, необходимо выбрать секретаря, который в виде протокола запишет основные тезисы на бумагу.

7. Итогом встречи должен быть четкий план действий, а также список ответственных лиц, назначенных за определенные процессы работы. Грамотный управленец не будет все взваливать на свои плечи, а грамотно делегирует часть сотрудникам. Список поставленных задач должен быть доведен до всех участников процесса.

Порядок проведения планерки зависит во многом от того, кто является основными ее участниками. Для сотрудников одного подразделения - план будет один. Для руководящего состава структурных подразделений - другой. Не нужно оставлять без внимания и тот факт, что специфика предприятия также влияет на данный процесс. К примеру планерки на предприятии, занимающимся производством пищевой продукции и организации, изготавливающие металлоконструкции, проводятся в разном режиме и разбираются разные вопросы.

Советы руководителю в подготовке:

• заранее составьте список вопросов на обсуждение
• распределите сколько по времени будет освещаться каждая тема
• составьте себе шпаргалку с темами, чтобы не забыть важное
• продумайте и порепетируйте речь в начале и в завершении собрания ведь вы задаете своими словами настроение в отделе.
• определите кто ведет записи самых важных моментов(протокол) на собрании

Пример планерки для менеджеров отдела продаж

Приблизительный план может быть таким:

• повестка дня, временные рамки собрания;
• анализ отработанного периода, обсуждение количества продаж;
• рассмотрение вопросов по эффективности продаж;
• поощрение сотрудников, отличившихся в отчетном периоде;
• выявление ошибок не справляющихся сотрудников;
• введение в работу новых изменений, способствующих привлечению клиентов;
• целеполагание на следующей период.

С проведением планерок, где все сотрудники физически могут находится в одном кабинете, логически все объяснимо и понятно. Но что делать, когда необходимо провести мероприятие с сотрудниками из другого филиала, находящегося на большом расстоянии, либо с удаленными работниками?

В подобном случае не имеет смысла отменять их проведение, ведь благодаря современным средствам коммуникации, можно обеспечить виртуальное присутствие необходимых лиц. Для проведения можно использовать специальные программы, такие как skype или другие современные программы.

Тем не менее в подобного рода планерках, также есть свои особенности, к которым нужно отнестись с большой внимательностью:

1. Обеспечение стабильного интернета, увеличение скорости соединения. За 15-20 минут осуществить тестовую проверку связи, проверить технические моменты (звук, изображение).

2. При возникновении технических неполадок лучше перенести плановое мероприятие до момента устранения ошибок, если нет срочности для проведения планерки.

3. При проведении совещания, оптимальным вариантом будет использование презентации, с целью более наглядного преподнесения информации.

4. Проверять наличие обратной связи от слушателей, с помощью вопросов, голосований и прочих способов взаимодействия с сотрудниками и участниками беседы.

5. Для каждого вопроса отводить определенное время, с целью более плотного и эффективного проведения совещания. Потому, как односторонний монолог с экрана быстро утомляет и ведет у слушателя к отвлеченности внимания.

Перед руководящим составом стоит существенный вопрос о том, как убедиться в результативности проводимых мероприятий. Достигают ли проведенные планерки и совещания поставленных целей и задач?

Можно опираться на следующие показатели:

• - задания распределены между сотрудниками, сроки выполнения сформированы, каждый сотрудник понимает, что он должен делать;
• - к следующей встрече задачи выполняются, а не уходят в архив невыполненных дел;
• - сотрудники активно взаимодействуют друг с другом, вопросы обсуждаются и приходят к совместным решениям;
• - временные рамки собраний соблюдаются и вопросы, находящиеся на повестке дня удается рассмотреть;
• - сотрудники знакомятся с содержанием протоколов планерок и используют в своей деятельности полученную информацию, активно с ней работают.

Совет: Для достижения наибольшей эффективности планерок, можно обратиться к работникам организации с целью узнать их мнение по поводу продуктивности проводимых собраний с конкретными пожеланиями. Сотрудники могут предложить интересные идеи. А в видео примере ниже вы можете увидеть, как надо эффективно вести коммуникацию с менеджерами отдела продаж, чтобы команда развивалась.

Как сделать планерку максимально полезной

Как улучшить процесс проведения планерок? Чтобы повысить качество проводимых мероприятий, можно воспользоваться следующими методами.

1. Встречи лучше проводить в благоприятной обстановке. Не имеет смысла искать виноватых в сложившейся критической ситуации, оптимальное решение в этом случае, искать выход из нее. Возможно сотрудники предложат интересные способы.

2. Метод поощрения и мотивирования сотрудников посещать планерки. Премирование работников за добросовестное посещение собраний может дать положительный результат и мотивировать других к дисциплинированности.

3. Строгий контроль за временными рамками совещания. Следить за тем, чтобы каждый выступающий укладывался в строго отведенное для его выступления время. Правило должно касаться всех, в том числе и руководящий состав предприятия.

4. Встречи лучше проводить стоя. Так у работников будет меньше соблазна отклоняться на "посторонние шумы" от поставленных на повестке вопросов. Но можно и сидя общаться.

5. Количество, проводимых мероприятий, должно определяться состоянием дел на данный момент. Если надобности в ее проведение нет, то не имеет смысла отвлекать сотрудников от работы. Ежедневная планерка актуальна для компаний, где возникла напряженная ситуация, которая требует оперативности проведения мероприятий.

6. Не забывайте благодарить участников за проведенную работу. Такая формальность имеет огромное значение для участников процесса.