+7 (909)-235-17-14 +7 (962)-233-44-57
Как делегировать задачи подчиненным: инструкция
Как делегировать задачи подчиненным: инструкция
15.07.2020

Доброго времени суток! На связи бизнес-коуч Спартак Андриешин. В этой статье я разберу особенности процесса делегирования задач подчиненным. Как руководителю правильно ставить задачи и делеигровать. Также в статье вы найдете по-шаговую инструкцию, как эффективно делегировать задачи сотрудникам на примерах.

Что такое делегирование

Делегирование – это процесс поручения задач от руководителя к подчиненным сотрудникам, которые в свою очередь могут их перенаправлять и распределять между коллегами. Процесс делегирования контролируется руководителем. Чтобы не заниматься «текучкой» руководителю необходимо научиться эффективно делегировать задачи, чтобы найти время для развития бизнеса.

Для многих руководителей и собственников бизнеса делегирование задач и тем более иногда, даже полномочий превращается в настоящую «головную боль». Сотрудники не горят желанием выполнять, часто не показывают нужного результата и т.д. У руководителя возникает желание сделать все самому, так как только он сможет дать лучший результат. Вот так и «зашиваются в текучку» многие управленцы и тонут в этом болоте. Нужно учиться основам делегирования и применения на практике.

Как делегировать задачи сотрудникам

Часто перед предпринимателями встает вопрос, как делегировать задачи подчиненным. Многие, особенно на начальном этапе бизнеса, думают, что смогут справиться сами. Но если менеджер контролирует каждую мелочь в работе подчиненных, боится давать поручения сотрудникам и тем более пытается сделать все сам, у него не остается времени на непосредственное управление компанией, а это стратегия развития, планирование, налаживание связей с партнерами и многое другое. Поэтому руководители  компании задумываются, как снять с себя текучку для решения важных вопросов менеджмента.

Знание основ управления процессом даёт ответ на вопрос, как научиться руководителю делегировать поручения. Процесс состоит из нескольких шагов:

  • постановка индивидуального задания через алгоритм действий работника;
  • выделение ресурсов для выполнения поручения;
  • контроль над  процессом работы;
  • прием конечного результата.

ошибки руководителей в делегировании

Грамотное делегирование поручений в организации – прежде всего корректная постановка задач сотрудникам. Наиболее эффективным способом постановки задач подчиненным считается работа по алгоритму действий, в котором детально прописаны все шаги исполнителя. Обязательно определяется планируемый  результат и точный срок выполнения. Но далеко не всегда управленцы придерживаются вышеописанных рекомендации и совершают серьезные ошибки.

В менеджменте нередки ошибки в делегировании задач:

  1. Недоверие подчиненным. Управленец считает, что он сам справится с заданием лучше, предпочитая не рисковать. В этом случае подчиненные не учатся выполнять новые поручения, а управленец физически не может делать все сам.
  2. Хороший менеджер должен быть универсалом. Это ошибочное мнение устарело в век узкой специализации.
  3. Отсутствие обратной связи: необходим контроль не только конечного результата, но и промежуточных итогов с целью своевременной корректировки.
  4. Нечеткое делегирование группе: необходимо четкое распределение ответственности между членами команды.

При соблюдении этих рекомендаций не будет возникать вопрос, как директору начать делегировать поручения.

Особенности процесса делегирования задач сотрудникам

Процесс делегирования представляет собой, как мы выяснили передачу от руководства задачи подчиненному. За нее он будет отвечать и должен по итогу показать определенный результат, который нужен начальнику. Но на практике именно первый этап определения целей, задач и результатов часто делается не правильно с точки зрения управления. Я много лет провожу тренинги для руководителей на котором я даю подробную инструкцию, как грамотно делегировать поручения работникам.

Следующие принципы определяют, как ставить задачи перед сотрудниками:

  • работник подчиняется только одному управленцу, что позволит не сорвать сроки сдачи заказа. Поэтому за начальником подразделения закрепляется конкретное количество подчиненных;
  • руководитель делегирует поручения четко в соответствии с должностными обязанностями работника;
  • специфические задания поручаются компетентным исполнителям, хорошо знающим детали процесса, а не высшему менеджменту;
  • члены коллектива должны знать свои полномочия и границы ответственности.

 

Пошаговый алгоритм делегирования задач и поручений

Вот такой алгоритм должен быть при постановке,

1 Пункт. Определение четкой цели (что нужно сделать) и постановка конкретной(-ых) задачи, а именно что конкретно для получения результат должно быть выполнено.

2 Пункт. Найдите исполнителя, который подходи для решения данной задачи. Обязательно ведите анкеты вместе с отделом персонала или лично по сотрудникам с их ильными и слабыми сторонами. Я всегда отмечал в личных делах менеджеров, кто умеет креативить, кто лидер, кто хороший исполнитель и подбирал нужного человека под задачу.

3 Пункт. Используйте технологию СМАРТ для постановки задач. Я напомню, как должна быть сформирована цель для сотрудника:

  • -конкретная
  • -измеримая
  • -достижимая
  • -важная
  • -ограничена по времени

Ваши сотрудники, которым вы переадресуете поручения должны понимать сроки и конкретные результаты, которых надо добиться.

Пункт 4. Ваш исполнитель должен подтвердить, что ему понятна задач, характер ее важности, приоритет и конечный результат.

Пункт 5. Обсудите, какие требуются ресурсы и сроки для выполнения. Если требуется поставьте промежуточные сроки и разбейте цикл на подзадачи. Поставьте задачу в CRM-системе или попросите, чтобы он при вас записал ее в ежедневник.

Смотрите видео о том, как правильно делегировать:

Пример неправильного делегирования

как делегировать задачи

Был у меня пример в практике консалтинга, когда к нам обратился директор компании по продаже сантехники. Проблема была в том, что сотрудники не выполняли план продаж и саботировали поручения.

Я прежде чем приступить к консультированию, провел аудит продаж на котором выяснил интересный факт, который в целом показывал отношение и подход к рабочему процессу:

Руководитель компании ставил задачи отделу продаж по крупному клиенту, которого он сам привлек через знакомых и «тяжело» выходил на директора 6 месяцев. Руководитель не захотел ехать на переговоры в назначенную наконец-то дату, так как решил взять выходной себе внеочередной и делегировал задачу провести переговоры и заключить контракт на как можно большую сумму 2 менеджерам. Ни о какой стратегии ведения переговоров речи не было, условий и отступных маневров продумано не было. А менеджеры тяжело вздохнув не понимали, что их ждет.

 Как итог на переговорах клиент был с группой принятия решений в виде собственника и нескольких директоров подразделений, которые своим жестким  поведением, продавили такие условия, что заработка в заключенном контракте вообще не осталось. А деваться было некуда даже когда директор, вернувшись ознакомился с договоренностями. Репутация на кону и разбрасываться клиентами нельзя. По завершении договора у фирмы по финансам получился серьезный минус. Да такой, что даже для текущих платежей не было денег, а платить работникам нужно, что заставило взять руководителя компании кредит. Вот так неправильная постановка задач и выбор не тех исполнителей привела компанию к серьезным потерям.  

Принципы делегирования

Пункт 6. Дайте сотруднику необходимые полномочия, если требуется для исполнения. Также предупредите персонал, если цель многоуровневая и требует работы нескольких человек в коллективе, кто именно будет лидером.

Пункт 7. Позвольте сотруднику получать от вас обратную связь. У исполнителей должна быть возможность уточнить вопросы в случае неординарной ситуации или запросить необходимую поддержку и ресурсы, которые внезапно потребовались.

Пункт 8. Отслеживайте промежуточные результаты. Руководитель должен доверять своим сотрудникам и не бегать каждый день с требованием отчетов, кто что делал каждые 15 минут. Нужно поставить даты, когда работник обязан будет показать промежуточные результаты, чтобы скорректировать его работу.

Пункт 9. Оценка финальных результатов. Проанализируйте, что получилось и не получилось в ходе выполнения задания совместно с работником. Составьте список того, что нужно исправить, что механизм исполнения поручения работал еще лучше.

Вот такой таблицей я пользуюсь для оценки качества выполнения поручений:

Таблица отчета по делегированию для руководителя

Пункт 10. Поощрение за выполнения задания. Ответственных и лояльных сотрудников организации обязательно нужно выделять и поощрять. Ловите несколько основных видов поощрений, которые я применяю уже много лет и которые себя зарекомендовали:

  1. Похвала на собрании
  2. подарок от компании
  3. премирование
  4. девайс для работы (телефон, планшет, ежедневник)
  5. проведение полезного бизнес-тренинга
  6. билеты в театр или кино
  7. отгул
  8. улучшение рабочего места(клевое офисное кресло, монитор для компьютера с высоким разрешением и т.д.)

Мы разобрали с вами основные правила постановки и делегирования поручений. Надеюсь эта статья оказалась для вас полезной. Желаю удачи в развитии бизнеса!

Добавить комментарий

Войти с помощью: 

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *