Доброго времени суток! На связи бизнес-коуч Спартак Андриешин. В этой статье я разберу особенности процесса делегирования задач подчиненным. Как руководителю правильно ставить задачи и делеигровать. Также в статье вы найдете по-шаговую инструкцию, как эффективно делегировать задачи сотрудникам на примерах.
Делегирование – это процесс поручения задач от руководителя к подчиненным сотрудникам, которые в свою очередь могут их перенаправлять и распределять между коллегами. Процесс делегирования контролируется руководителем. Чтобы не заниматься «текучкой» руководителю необходимо научиться эффективно делегировать задачи, чтобы найти время для развития бизнеса.
Для многих руководителей и собственников бизнеса делегирование задач и тем более иногда, даже полномочий превращается в настоящую «головную боль». Сотрудники не горят желанием выполнять, часто не показывают нужного результата и т.д. У руководителя возникает желание сделать все самому, так как только он сможет дать лучший результат. Вот так и «зашиваются в текучку» многие управленцы и тонут в этом болоте. Нужно учиться основам делегирования и применения на практике.
Часто перед предпринимателями встает вопрос, как делегировать задачи подчиненным. Многие, особенно на начальном этапе бизнеса, думают, что смогут справиться сами. Но если менеджер контролирует каждую мелочь в работе подчиненных, боится давать поручения сотрудникам и тем более пытается сделать все сам, у него не остается времени на непосредственное управление компанией, а это стратегия развития, планирование, налаживание связей с партнерами и многое другое. Поэтому руководители компании задумываются, как снять с себя текучку для решения важных вопросов менеджмента.
Знание основ управления процессом даёт ответ на вопрос, как научиться руководителю делегировать поручения. Процесс состоит из нескольких шагов:
Грамотное делегирование поручений в организации – прежде всего корректная постановка задач сотрудникам. Наиболее эффективным способом постановки задач подчиненным считается работа по алгоритму действий, в котором детально прописаны все шаги исполнителя. Обязательно определяется планируемый результат и точный срок выполнения. Но далеко не всегда управленцы придерживаются вышеописанных рекомендации и совершают серьезные ошибки.
В менеджменте нередки ошибки в делегировании задач:
При соблюдении этих рекомендаций не будет возникать вопрос, как директору начать делегировать поручения.
Процесс делегирования представляет собой, как мы выяснили передачу от руководства задачи подчиненному. За нее он будет отвечать и должен по итогу показать определенный результат, который нужен начальнику. Но на практике именно первый этап определения целей, задач и результатов часто делается не правильно с точки зрения управления. Я много лет провожу тренинги для руководителей на котором я даю подробную инструкцию, как грамотно делегировать поручения работникам.
Следующие принципы определяют, как ставить задачи перед сотрудниками:
Вот такой алгоритм должен быть при постановке,
1 Пункт. Определение четкой цели (что нужно сделать) и постановка конкретной(-ых) задачи, а именно что конкретно для получения результат должно быть выполнено.
2 Пункт. Найдите исполнителя, который подходи для решения данной задачи. Обязательно ведите анкеты вместе с отделом персонала или лично по сотрудникам с их ильными и слабыми сторонами. Я всегда отмечал в личных делах менеджеров, кто умеет креативить, кто лидер, кто хороший исполнитель и подбирал нужного человека под задачу.
3 Пункт. Используйте технологию СМАРТ для постановки задач. Я напомню, как должна быть сформирована цель для сотрудника:
Ваши сотрудники, которым вы переадресуете поручения должны понимать сроки и конкретные результаты, которых надо добиться.
Пункт 4. Ваш исполнитель должен подтвердить, что ему понятна задач, характер ее важности, приоритет и конечный результат.
Пункт 5. Обсудите, какие требуются ресурсы и сроки для выполнения. Если требуется поставьте промежуточные сроки и разбейте цикл на подзадачи. Поставьте задачу в CRM-системе или попросите, чтобы он при вас записал ее в ежедневник.
Смотрите видео о том, как правильно организовать процесс делегирования:
Был у меня пример в практике консалтинга, когда к нам обратился директор компании по продаже сантехники. Проблема была в том, что сотрудники не выполняли план продаж и саботировали поручения.
Я прежде чем приступить к консультированию, провел аудит продаж на котором выяснил интересный факт, который в целом показывал отношение и подход к рабочему процессу:
Руководитель компании ставил задачи отделу продаж по крупному клиенту, которого он сам привлек через знакомых и «тяжело» выходил на директора 6 месяцев. Руководитель не захотел ехать на переговоры в назначенную наконец-то дату, так как решил взять выходной себе внеочередной и делегировал задачу провести переговоры и заключить контракт на как можно большую сумму 2 менеджерам. Ни о какой стратегии ведения переговоров речи не было, условий и отступных маневров продумано не было. А менеджеры тяжело вздохнув не понимали, что их ждет.
Как итог на переговорах клиент был с группой принятия решений в виде собственника и нескольких директоров подразделений, которые своим жестким поведением, продавили такие условия, что заработка в заключенном контракте вообще не осталось. А деваться было некуда даже когда директор, вернувшись ознакомился с договоренностями. Репутация на кону и разбрасываться клиентами нельзя. По завершении договора у фирмы по финансам получился серьезный минус. Да такой, что даже для текущих платежей не было денег, а платить работникам нужно, что заставило взять руководителя компании кредит. Вот так неправильная постановка задач и выбор не тех исполнителей привела компанию к серьезным потерям.
Пункт 6. Дайте сотруднику необходимые полномочия, если требуется для исполнения. Также предупредите персонал, если цель многоуровневая и требует работы нескольких человек в коллективе, кто именно будет лидером.
Пункт 7. Позвольте сотруднику получать от вас обратную связь. У исполнителей должна быть возможность уточнить вопросы в случае неординарной ситуации или запросить необходимую поддержку и ресурсы, которые внезапно потребовались.
Пункт 8. Отслеживайте промежуточные результаты. Руководитель должен доверять своим сотрудникам и не бегать каждый день с требованием отчетов, кто что делал каждые 15 минут. Нужно поставить даты, когда работник обязан будет показать промежуточные результаты, чтобы скорректировать его работу.
Пункт 9. Оценка финальных результатов. Проанализируйте, что получилось и не получилось в ходе выполнения задания совместно с работником. Составьте список того, что нужно исправить, что механизм исполнения поручения работал еще лучше.
Вот такой таблицей я пользуюсь для оценки качества выполнения поручений:
Пункт 10. Поощрение за выполнения задания. Ответственных и лояльных сотрудников организации обязательно нужно выделять и поощрять. Ловите несколько основных видов поощрений, которые я применяю уже много лет и которые себя зарекомендовали:
Мы разобрали с вами основные правила постановки и делегирования поручений. Надеюсь эта статья оказалась для вас полезной. Желаю удачи в развитии бизнеса!
Я ненавижу драки, независимо от повода, но это случилось со мной как раз из-за грубого отказа сотрудника выполнять мое делегированное ему поручение. Неправильное управление привело меня лично к драке с подчинённым и увольнению из коллектива, о чем я крайне сожалею, так как компания была достойная и мне нравилось работать в ней. Но эмоции взяли верх и я не удержался, что не начистить этому халдею рожу. А комментарии и уговоры добренькие для меня вульгарны и редко доказательны.
Да, если бы система делегирования была настроена, она точно помогла бы избежать данного конфликта. Главное, что осознали проблему и больше не повторяете данных поступков.
Хорошая статья про делегирование! Спаcибо за шаблон постановки задачи, пригодился мне. Народ кто читает, всем вам удачи в работе!
Спасибо за добрые слова. Удачи вам в делегировании и работе с командой!
Очень полезное видео для руководителей про делегирование, все разложено по полочкам. Достаточно часто у меня бывает, что не могу правильно поставить-обозначить задачу сотруднику и мягко слишком спрашиваю про отчет. Чувствую, что надо набраться навыков, а у вас есть тренинг по управлению-делегированию или подобное?
Конечно)) вот ссылка на тренинг управления https://msksale.group/treningi/trening-dlya-rukovoditeley/
Я просто ставлю задачу себе,что-то сделать, сразу иду делаю, добиваюсь результата и процесс делегирования для меня такой же
Меня доводят до ручки сотрудники которые устраивают сабботаж вместо выполнения своих прямых обязанностей.