Как ставить задачи сотрудникам: чек-лист с алгоритмом
08.04.2024
Салют, на связи Спартак Андриешин! В Академию Продаж постоянно обращаются клиенты с очень большой болью, которая выражается в том, что руководители не умеют правильно и четко ставить задачи сотрудникам. Из-за этого срываются сроки выполнения проектов, переносятся оплаты, теряются клиенты и даже закрываются перспективные бизнесы. Много лет я управляю небольшими и крупными коллективами, консультирую предпринимателей из различных сфер, поэтому знаю какие сложности испытывают управленцы при постановке и отслеживании хода выполнения поручений. Я поделюсь с вами своей авторской методикой постановки задач сотрудникам по чек-листу.
Чек-лист: Как руководителю правильно ставить задачи сотрудникам
Чтобы сотруднику была понятна задача и он приложил силы для ее выполнения, а не просто покивал головой и забил, нужно проявить смекалку и действовать по определенной технологии, которую я оформил в виде 10 правил, зарекомендовавших себя на практике. Конечно универсально правильного идеального способа для всех не существует, но есть общие правила, которые подойдут большинству из вас. Для эффективности выполнения советую идти по следующему алгоритму в чек-листе, который я много лет внедряю участникам тренинга постановки задач:
1. Определите цели и ожидания. Перед тем, как поставить задачу сотруднику, четко определите, какие цели и ожидания у вас есть к этой задаче. Это поможет вам объяснить желаемый результат более четко сотруднику.
2. Уточните приоритеты. Передайте информацию о том, насколько важна данная задача по сравнению с другими делами. Если задача является приоритетной, убедитесь, что сотрудник это понимает и готов приложить все усилия для ее выполнения вовремя.
3. Объясните задачу ясно и понятно. Формулируйте задачу простым и понятным языком, избегая неоднозначностей. Для этого используйте технику постановки задачи по СМАРТ. Уточните, какие результаты от сотрудника ожидаются, какие шаги нужно предпринять, чтобы достичь этих результатов, и какие сроки установлены для выполнения задачи.
4. Показывайте примеры или давайте образцы. Иногда лучший способ объяснить задачу — это продемонстрировать ее на практике или дать образец уже выполненной работы. Это поможет сотруднику лучше понять, что от него требуется, и даст возможность выяснить все вопросы заранее.
5. Предоставьте необходимые ресурсы. Убедитесь, что сотрудник имеет все необходимые инструменты, знания и материалы для выполнения задачи. Предоставление достаточного рабочего времени, доступа к нужной информации и подходящего оборудования может существенно повлиять на успешность хода выполнения задачи.
6. Установите четкую дату начала и конца. Дайте понять, когда надо приступить и когда точно надо сдать работу(отчет, презентацию, макет и т.д.) Важно создать атмосферу понимания, где сотрудник чувствует, что может задавать вопросы и обсуждать трудности. Будьте готовы поддержать и наставить сотрудника при необходимости.
7. Оценка результатов. Следите за прогрессом выполнения задачи и оценивайте ее результаты. Сделайте на середине выполнения поручения контрольную точку, чтобы убедиться что работа идет полным ходом и таким образом стимулировать менеджера. Работники должны понимать, что вы тоже держите «руку на пульсе» и не забываете.
8. Дедлайн исполнения. Требуйте чтобы работник сам предоставлял вам отчет о проделанной работе и сдавал его в конкретное время. Не бегайте и на заискивайте ни перед кем. Четко и конкретно. Вы руководитель — они исполнители. Будьте настойчивы, иначе дисциплины не будет.
9. Дайте обратную связь. По завершению задачи обязательно дайте сотруднику обратную связь о его работе. Подчеркните его достижения и успехи, а также предложите рекомендации по улучшению. Следующая задача будет выполнена качественнее, если сотрудник будет иметь представление о своих ошибках и сможет их исправить.
10. Анализ. Проанализируйте качество работы над задачей команды коллектива или одного выбранного менеджера, чтобы сделать вывод о плюсах и минусах. Определите, что именно вы не сделали, как управленец, чтобы подчинённый лучше выполнил поручение, что ему еще помешало, каковая его мотивация к достижению целей, как он реагировал на проблемы и решал, когда трудился над задачей. Так вы лично, как управленец будете расти, понимая слабые и сильные стороны подчинённых и своей управленческой модели.
Как научиться ставить задачи персоналу по чек-листу
После изучения чек-листа, сразу попробуйте разложить по нему 2-3 задачи, чтобы понять как и что вы будете говорить и делать в каждом пункте и старайтесь скорее практиковать. Только практическое применение алгоритма раскроет вам мои наработки и даст реальное понимание почему именно так я расположил пункты. Руководствуясь этим чек-листом, вы сможете ставить задачи сотрудникам более эффективно, улучшить коммуникацию, сохранить нервы и повысить результативность работы всей команды. Если вы хотите улучшить бизнес-процессы и укрепить систему управления в компании, оставляйте заявку на обратный звонок и наш специалист с вами свяжется.
