Как правильно дать обратную связь сотруднику: инструкция

Салют, на связи Спартак Андриешин! Обратная связь от руководителя сотрудникам является важной составляющей частью успешного руководства. Она позволяет создать конструктивную и эффективную команду, повысить мотивацию сотрудников и достичь более высоких результатов. Однако, многие руководители сталкиваются с трудностями, когда хотят дать качественную  обратную связи своим подчиненным. В этой статье я поделюсь своими знаниями и дам полезные о том, как руководителю правильно давать обратную связь сотрудникам.

Обратная связь сотрудникам от руководства

Первое, что необходимо учитывать при даче обратной связи – это ее цель. Общение не должно подаваться для «галочки» или звучать надменно. Следует сделать вашу обратную связь конструктивной и направленной на развитие сотрудника. Управленцы запомните, что основная цель не в том, чтобы критиковать или унижать подчиненного, а в том, чтобы помочь ему стать лучше. Следует фокусироваться на конкретных наблюдениях и фактах, а также предлагать практические рекомендации по улучшению работы.

Второй аспект – это выбор правильного времени и места для проведения разговора личного или с командой. Некоторые хотят при всех критиковать или кричать, выплескивая негативные эмоции. Думаю им это поможет, ничего подобного. Такие эмоции разрушают и вас и команду. Хотя кто не без греха? Я сам совершал подобную ошибку, когда был молодым и зеленым управленцем. Ну хотелось показать себя дико строгим и требовательным. Ну ладно, было и было, как говорится, поняли, идем дальше. Обратная связь лучше воспринимается человеком в приватной обстановке, чтобы сотрудник не чувствовал себя оскорбленным или неловким. Также стоит учитывать эмоциональное состояние сотрудника и выбирать момент, когда он готов принять конструктивную критику.

Третий аспект. Важно избегать сравнений и обобщений, а также быть готовым выслушать мнение сотрудника и ответить на его вопросы. По моим наблюдениям, лучше после планерок в утренние или дневные часы подчиненные воспринимают информацию. 

Виды обратной связи сотруднику

Виды обратной связи сотруднику могут различаться в зависимости от конкретной ситуации и целей руководителя. Тут надо обратить внимание на установленные в вашей компании способы коммуникации. У кого-то маленький коллектив, а кто-то управляет большой командой филиальной сети и с большинством участников ведет переписку и общение онлайн. Поэтому виды обратной связи могут быть положительной или негативной, формальной или неформальной, письменной или устной, индивидуальной или групповой. Давайте рзберемся подробнее в различных видах обратной связи:

Запомнить: выбирайте форму подачи с учетом целей и аудитории. Положительная обратная связь помогает поддержать и похвалить сотрудника за хорошую работу, а негативная информация помогает указать на ошибки и дать рекомендации для улучшения. Формальная обратная связь позволяет структурировать процесс оценки, а неформальная помогает поддержать отношения между руководителем и сотрудником. Устная и письменная формы могут быть использованы в зависимости от ситуации и предпочтений в коммуникации. Индивидуальная обратная связь направлена на работника, а групповая обратная связь помогает обсудить общие вопросы и недоработки.

Варианты для обратной связи сотруднику

Большинству руководителей, которых я лично консультирую быстро становится ясно, что обратная связь является неотъемлемой частью успеха команды. Она помогает сотрудникам развиваться, улучшать свои навыки и достигать лучших результатов. Однако в теории ясно, а что на практике? Чтобы эффективно давать обратную связь сотрудникам, необходимо использовать различные инструменты и подходы. Давайте я расскажу вам о том, что внедряю я команда Академии Продаж в работе с клиентами:

1. Персональное общение по чек-листу. Одним из наиболее эффективных инструментов для дачи обратной связи является персональное общение с сотрудником по заранее подготовленному плану. Дается не более 10 минут, обсуждаются конкретные факты и обсуждаются решения, четко и конструктивно.
2. Наставничество. При даче отрицательной обратной связи, важно быть конструктивным и предлагать решения для улучшения ситуации. Например, вместо простого указания на ошибку, руководитель может предложить конкретные советы или решение проблемы. Это помогает сотруднику понять, что он может сделать иначе, чтобы достичь лучших результатов. Выступаете не в ролик критика, а в роли наставника. Это лидерская позиция, которая всегда по достоинству оценивается коллективом.
3. Мотивирующая планерка. Это вариант для тех, кто не боится выйти и пообщаться с сотрудниками. Как один из способов мотивировать сотрудников и дать им положительную обратную связь, то есть похвалить за хорошую работу и достижения. Это может выглядеть, как личное выступление на собрании с целью вдохновить коллектив. Важно указывать на конкретные действия, которые вы ждете от менеджеров. Личное выступление помогает укрепить положительную рабочую атмосферу и повысить мотивацию сотрудников. Отлично работает, когда надо объявить о повышении планов или стимулировать на «дожим» объема сделок.
4. 360-градусная обратная связь. Кроме информации от руководителя к сотруднику, также важно получать обратную связь от сотрудников и коллег. 360-градусная модель позволяет лидеру команды получить разнообразные точки зрения и понять, как его действия и решения влияют на всех. Это может быть осуществлено с помощью анонимных опросов, разговоров с коллегами и регулярных проверок настроения команды.
5. Письменная обратная связь. Кроме разговоров и личного общения, письменная обратная связь также может быть полезным инструментом для передачи информации сотруднику. Например, руководитель может отправить письмо или электронное письмо с подробными комментариями и рекомендациями по работе сотрудника. Это дает возможность сотруднику перечитать и пересмотреть полученную информацию, а также легко вернуться к ней в будущем.

Запомнить: использование разнообразных инструментов и подходов, таких как персональное общение, конструктивная критика, положительное усиление, 360-градусная обратная связь и письменная обратная связь, помогает руководителю достичь наилучших результатов в общении со своими сотрудниками. Эти инструменты могут быть приспособлены к конкретным ситуациям и индивидуальным потребностям команды, что в конечном итоге приведет к повышению эффективности и производительности всей организации.

Важные принципы обратной связи сотрудникам

Для того чтобы обратная связь была прозрачной и эффективной, советую придерживаться определенных принципов:

1. Принцип. Будьте конкретным и четким. Важно, чтобы ваша обратная связь была ясной и конкретной. Сотрудники должны понимать, что именно они делают правильно и что нужно для улучшения эффективности. Вместо того чтобы говорить «ты делаешь плохо свою работу», укажите на конкретные аспекты, которые нужно исправить. Например, скажите «твоя презентация была плохо структурирована, в следующий раз улучши логику в подаче материала».
2. Принцип. Будьте объективными. Воздержитесь от эмоциональных оценок и личных предпочтений. Вместо того чтобы сказать «мне не нравится твой стиль работы», скажите «я заметил, что ты пропускаешь детали в своей работе, пожалуйста, будь более внимателен в будущем».
3. Принцип. Хороша ложка к обеду. Чем раньше вы даете обратную связь, тем больше шансов, что сотрудник будет в состоянии исправить свои ошибки и улучшить свою производительность. Не откладывайте обратную связь на потом, а давайте ее как можно скорее после того, как вы заметите проблему или успешное выполнение задачи.
4. Принцип. Сосредоточьтесь на развитии. Цель обратной связи должна быть развитие и улучшение сотрудника. Вместо того чтобы сосредоточиться на ошибке или недостатке, помогите сотруднику понять, как он может улучшить свои навыки или подход. Предлагайте конкретные рекомендации и возможности для развития.
5. Принцип. Будьте открытыми. Будьте готовы слушать сотрудников и принимать их мнения и предложения. Позвольте сотруднику высказаться, задать вопросы или поделиться своим мнением. Это поможет укрепить взаимодействие и сотрудничество в команде.

Чек-лист: как дать обратную связь сотруднику по оценке результатов его работы

В своем тренинге управленческих навыков, я знакомлю участников и внедряю чек-лист, как дать обратную связь подчинённому по итогам его работы и хочу поделиться им с вами:

1. Подготовьтесь и обдумайте речь тезисно;
2. Начинайте с общей картины;
3. Не старайтесь нападать, просто говорите про впечатление;
4. Приводите факты;
5. Обсудите результативность;
6. Дайте возможность высказаться второй стороне;
7. Спросите, чтобы человек изменил;
8. Придите к общему решению по ситуации.

Запомнить: применение этого чек-листа сэкономит вам нервы и укрепит взаимопонимание с людьми. Ведь нужно не только исправить ошибки, но и помочь сотрудникам развиваться и достигать своих профессиональных целей. Будьте честными, объективными и поддерживающими и вы увидите, как растет производительность и успех вашей команды.

Примеры обратной связи сотруднику в различных ситуациях

Взаимодействие между руководителем и его сотрудниками играет важную роль в эффективности работы и достижении поставленных целей. Одним из ключевых аспектов взаимодействия является обратная связь, которая позволяет сотрудникам получать информацию о своей работе, узнавать о своих сильных и слабых сторонах, а также получать рекомендации по улучшению своих навыков и результатов. Ниже приведена инструкция, как руководителю эффективно давать обратную связь сотрудникам в различных случаях:

• Важно показывать признание и благодарность сотрудникам за их достижения и успешно выполненную работу. Пример: «Я хочу отметить твою отличную работу над проектом Х. Твой вклад был огромен, и я хочу поблагодарить тебя за это».
• В случае, когда сотрудник допустил ошибку или не достиг ожидаемых результатов, руководителю следует предоставить конструктивную информацию, которая поможет сотруднику понять причины неудачи, улучшить дисциплину и предложить способы исправления. Пример: «Я заметил, что в прошлом проекте Х ты не справился с сроками. Давай обсудим причины этой ситуации и найдем способы, чтобы такое больше не повторялось».
• Руководитель может использовать обратную связь, чтобы помочь сотруднику развивать и улучшать его лидерские навыки. Пример: «Я заметил, что ты хорошо решаешь проблемы и уделяешь внимание деталям. Я хочу, чтобы ты развивался в этом направлении и стал профессионалом в своей области».
• Если сотруднику требуется улучшение личной эффективности или более эффективное выполнение задач, можно применить коучинговый подход. Пример: «Я заметил, что тебе стало больше требоваться времени для выполнения задач, чем у других сотрудников. Давай обсудим, возможно, есть какие-то преграды, которые мешают тебе работать более эффективно, и найдем способы их преодоления».
• Отзывы о персональных качествах. Управленец в праве обсуждать с подчинённым его профессиональные навыки, такие как коммуникабельность, открытость, инициативность и т.д. Это позволяет сотруднику лучше понять, в каких областях он может развиваться. Пример: «Я хочу отметить твое отличное умение находить общий язык с коллегами. С этим качеством ты можешь стать отличным лидером команды».

Вывод

Важно помнить, что обратная связь должна быть конструктивной, понятной и способствовать росту и развитию сотрудника. Она должна быть представлена в позитивном и дружелюбном тоне, учитывать индивидуальные особенности каждого сотрудника. Регулярное предоставление обратной связи является важной составляющей взаимодействия руководителя и сотрудника, помогая достичь успешных результатов и повысить уровень работы команды.