Инструкция как построить отдел продаж от А до Я

Реальные способы построения отдела продаж, как системы вызывает до сих пор нешуточные споры во многих компаниях. Задача руководителя-лидера, как раз заключается в создании отдела продаж, который будет приносить стабильную прибыль. Мы разработали специальный материал, который назвали “инструкция как построить отдел продаж от А до Я”,  чтобы вы увидели главные критерии эффективности сотрудников, управления бизнес-процессами, алгоритм укрепления и развития отдела продаж вашей компании. В статье вы встретите специальные комментарии и заметки нашего ведущего бизнес-тренера и директора Спартака Андриешина., который выстроил более 50 отделом продаж по всей России и СНГ.

Читайте в этой статье:

• Инструкция как построить отдел продаж от А до Я
• почему над построением отдела нужно работать
• Большая ошибка при построении отдела продаж
• Алгоритмы построения эффективного отдела продаж
• 5 важнейших критериев без которых не построить отдел продаж с нуля
• Создание эффективной системы продаж в компании
• 3 ключевых фактора для устойчивых продаж компании
• Как улучшить или создать структуру отдела продаж под ключ
• Как избежать сложностей при построении отдела продаж

Почему над построением отдела продаж нужно поработать

Есть компании для которых мало сделок приносит большую прибыли и наоборот есть компании с сотнями и тысячами сделок, которые имеют маленькую прибыль. Одним необходим рост показателей по продажам, а другим лояльность клиентов к повторным покупкам. Живучесть отдела продаж считают по таким показателям как: достижение текущего плана продаж, качество работы менеджеров с клиентами, увеличение среднего чека, допродажи новым и “старым” клиентам, расширение сбыта, выход на новые рынки и т.д.

Большая ошибка при построении отдела продаж

Специалисты Академии Продаж часто сталкиваются с такой ситуацией, когда руководитель или собственник возлагает все функции на себя и пытается проводить тренинги по продажам и переговорам, набирать и оценивать персонал, проводить аудит отдела продаж, вести распорядок дня и даже проводить встречи с клиентами. А что в итоге? А ничего, результаты мало мальские или вообще никакие, а забот “выше крыши”, как говорится. Идет текучка, кадры меняются, обученные сотрудники попадают к конкурентам, базу клиентов пытаются менеджеры с собой унести и начать сразу демпинг и многое другое. Чтобы избежать этого рассмотрим модель выстроенного отдела продаж под ключ нашей компанией по следующим критериям.

5 важнейших критериев без которых не построить отдел продаж с нуля

Мы часто видим в компаниях-заказчиках, что руководители пытаются тянуть одеяло на себя в вопросах построения эффективной команды продаж. Но часто это выглядит, как бахвальство амбициями и вместо выстроенной системы реально работают “по-старинке, как придется”. Все процессы пытаются замыкать на себе, прерывая любую инициативу подчиненных и зачастую откровенно мешая коммуникации внутри организации. А ведь они не задумываются о том, чтобы получить лучший результат должен быть создан процесс вовлечения всей боевой команды продаж в развитие компании. Рассмотрим основные критерии для построения эффективного отдела продаж:

Прогнозирование и контроль. Чтобы реально контролировать объемы продаж и сбыта у руководителя должна быть система по которой он проводит постоянные быстрые замеры результатов специалистов отдела продаж и видит всю картину целиком. В этом случае руководитель/собственник может сосредоточить внимание на срочных или стратегических целях компании, не погружаясь в текучку с головой.

Комментарий Спартака Андриешина:

“У ТОП-менеджеров должно быть сосредоточено внимание на развитии компании, а не в постоянном копании у сотрудников в блокнотах и ежедневниках на планерках и вопросах, кто кому звонил или забыл предложить новому клиенту дополнительный товар. Директор для поддержания боевого духа команды по продажам должен оставлять этому не более 30% своего внимания. Грамотно настроенная система продаж работает без непосредственного участия собственника или директора. Достаточно точечного влияния для корректировки целей и задач.”

План продаж на менеджера. Мы видим зачастую, как пытаются собственники нанять больше менеджеров в отдел продаж для увеличения объемов продаж, но этого не происходит. А также нередки случаи, когда от этих нанятых сотрудников вообще нет никакого толка. Чтобы избежать этой ситуации делам анализ конкурентов аналогичной вашей компании по телефону и желательно лично посетить торговый отдел компании и посмотреть сколько сотрудников трудится у них и понять насколько они крупные или мелкие. Исходя из этого вы можете сделать вывод какой план продаж может выдавать один сотрудник у вас и может быть перестроить отдел продаж целиком.

Подбор и обучение сотрудников. Разберем этот пункт по нескольким критериям: количество уходящих из компании сотрудников в месяц и квартал, срок, когда менеджер начинает выполнять план, объем его сбыта. Чтобы быстро считать все эти показатели помогает внедрение CRM(си-ра-эм)- системы.

Нагрузка на сотрудников отдела продаж.Что считать эффективность каждого члена команд продаж в CRM-систему сразу заложены отчеты по рациональному расходованию времени, контролю за сделками и касаниями клиентов, сколько времени тратится на оформление договоров и юридических документов и какова его эффективность за день, неделю, месяц и даже год. Это очень гибкая платформа, которую при грамотной настройке можно подстроить как под бизнес где 1 человек-фрилансер ведет продажи маленького интернет-магазина так и под огромную компанию с тысячами сотрудников по всей стране,а иногда даже в других странах.  К примеру наши специалисты устанавливали CRM-систему в Холдинге “АгротехГарант” со 47 филиалами в России и 12 в СНГ под в течение 8 месяцев шла такая масштабная проектная работа, зато она связала в единую сеть все отделы и офисы огромной компании, что позволило сократить время принятия стратегических решение на 67.5% и уменьшить время сбора отчетности от сотрудников на с 4 часов в конце недели до 48 минут.

Привлечение клиентов через рекламные каналы. Чтобы грамотно расходовать деньги на рекламу нужно понимать с каких каналов продаж приходят потенциальные клиенты. Из этих данных руководитель понимает, что нужно улучшить на сайте или в объявлениях контекстной рекламы для большего охвата клиентов и многом другом. Без этого не понять полной картины эффективности. Каждый звонок или заявку нужно отслеживать и понимать где сделка закрыта или на каком  этапе был отказ клиента.

Система продаж не разрывно связана с маркетинговыми инструментами привлечения клиентов, ведь еще надо приложить усилия,чтобы клиент стал лояльным и часто совершал повторные покупки. Только на новых клиентах бизнесу очень сложно держать стабильную прибыль быть в плюсе. Улучшение отдела продаж новыми технологиями позволяет плавно наращивать обороты и улучшать систему контроля.

 Создание эффективной системы продаж в компании

Под созданием системы продаж в компании мы подразумеваем получение трех показателей эффективности:

1. Устойчивую к текучке команду по продажам. То есть это такая система, при которой несколько сотрудников могут болеть, уволиться, отсутствовать по личным причинам и даже при таких обстоятельствах нижние значения по обороту по выручке и прибыли реализуются.
2. Стабильный спрос. Даже если уйдут несколько клиентов важных, биржевой рынок содрогнется произойдут форс-мажорные ситуации план по продажам будет выполнен.
3. Увеличение продаж. Это показатели развития отдела продаж и бизнеса в целом. То есть должен быть прирост 5, 10, 15%, которые закладывает руководитель.

Ваша система продаж находится под четким контролем, учитывая соблюдение вами всех эти пунктов. Если отсутствуют несколько пунктов, то будем дальше разбираться, как настроить из грамотно.

3 ключевых фактора для устойчивых продаж компании

1.Бизнес-процессы. Заранее сформируйте график планерок, летучек и шаблоны отчетности. Здесь отлично поможет,как мы уже говорили внедрение CRM-системы. Хотя мы лично знаем отделы продаж в которых до сих пор бумажные отчеты и они работают эффективно. Обязательно должны быть простые и понятные алгоритмы расчета заработной платы сотрудников. Сколько же мы видели компаний в которых постоянно идет недопонимание между руководством и сотрудниками насчет денег. Один раз сделайте грамотную схему и спокойно дайте возможность зарабатывать лучшим сотрудникам, принося пользу компании, а неэффективным дать вовремя толчок или попрощаться без сожалений.

2. Ваш продукт. Нужно досконально знать потребности ваших клиентов и то, как они принимают решение о покупке вашего товара или услуги, составить список боле чем из 10 преимуществ, чтобы можно было выбрать несколько под разный тип клиента.

3. Сотрудники компании. Не совершайте ошибки типичного руководителя и не думайте,что люди сами будут классно работать без системы. Сразу создавайте и внедряйте систему подбора и оценки компетенций потенциальных работников, программу стажировки  и чёткий регламент рабочего дня менеджера по продажам.

Как улучшить или создать структуру отдела продаж

1.Аудит системы продаж – это анализ действующей структуры и сотрудников или перспективу создания отдела продаж в компании. В случае существования отдела продаж наши специалисты проводят проверку и оценку навыков коммуникации, продаж и психологической активности в команде(какой роли придерживается сотрудник и почему). Под изучение также попадают бизнес-процессы с клиентами,  оценка качества разговоров по телефону, на встречах и анализ системы мотивации сотрудников с последующими корректировками. Для независимого анализа продаж сотрудников мы также метод “тайный покупатель” с аудиозаписью и чек-листом по главным пунктам. Очень много интересного можно услышать в записи разговоров менеджера с клиентами.

Комментарий Андриешина Спартака:

“Недавно, например при звонке в компанию по продаже весового оборудования, менеджер на вопрос о качестве их продукции сказал,что у них весь товар китайский и часто ломается, запчастей нет, поэтому порекомендовала обратиться к её знакомой в другую компанию-конкурента и даже телефон сотовый дала. Когда послушал запись этого звонка собственник, он в прямом смысле чуть со стула не упал.”

Регламенты работы менеджеров – внедрение оценки качества звонков и проведения встреч с клиентами, инструкции должностные с подробным описанием должностных задач, а не скачанных образцов из интернета. Также в регламенте должны быть быть прописаны система обучение персонала и повышения квалификации, система KPI и схема увольнения неэффективных сотрудников.

Наставничество в команде продаж – на всех этапах развития отдела продаж руководство не только постоянно спрашивает результаты с команды, но и делится опытом, помогая новичкам адаптироваться а “старичкам” продвигаться по карьерной лестнице. При таком участии руководства менеджеры понимают,что вы являетесь единой командой и их результаты напрямую влияют на развитие компании, а следовательно на зарплату, бонусы и всю корпоративную жизнь.

Итогом плана организации структуры продаж становится выстроенная система продаж организации и улучшенный микроклимат внутри коллектива.

Комментарий Андриешина Спартака:

“Чтобы безболезненно проходил аудит продаж, так как все люди по-разному воспринимают перемены. Руководство ожидают вопросы: Для чего это всё? Вы хотите кого-то уволить? Что будет с компанией? Благодаря нашему опыту  работы с разными компаниями, мы научились грамотно отвечать на любые вопросы,чтобы не возникало возражений сотрудников.”

Бизнес-кейс клиента: салон красоты в Москве с падающей прибылью

Описание бизнеса клиента: Центр красоты и здоровья. Простыми словами салон красоты для женщин. Более 40 различных услуг для женского здоровья и красоты. Штат 18 человек. Работа на рынке услуг красоты в Москве 7 лет. Стабильно приносил прибыль.

Проблема: Последний год сократилась прибыль учредителей на 67.9 % из-за конкуренции. Открылись 3 новых салона красоты. Два обычных частных салона и один сетевой салон с агрессивными рекламными компаниями, который большего всего доставлял неудобств.

Задача :

1. Провести анализ конкурентов и выяснить самые эффективные рекламные каналы
2. Собрать прайсы для установления конкурентных цен и добавление услуг, которые пользуются спросом, но до сих пор не были представлены в салоне
3. провести реорганизацию кадров
4. обучить сотрудников технологиям продаж
5. настроить привлечение клиентов и вернуть былую выручку
6. увеличить показатели на 10% в первые 3 месяца

Диагностика системы продаж в компании:

Провели аудит продаж и выяснили,что последние 3 года клиенты не приходят через сайт, специалисты не предлагают дополнительные услуги, а администраторы не умеют презентовать красиво услуги салона красоты.

Создание системы продаж для салона красоты специалистами Академии Продаж:

1. Провели анализ конкурентов и выяснили конкурентные преимущества, создали акции и пересмотрели ценовую политику на разные услуги.
2. Провели тренинг по продажам для мастеров салона красоты
3. Заменили 2 непрофессиональных сотрудниц-администраторов на опытных кандидаток.
4. Провели отдельный тренинг по презентации и коммуникации администраторов салона красоты
5. Внедрили учет клиентской базы через CRM-систему
6. Внедрили другую систему оплаты труда, которая честно рассчитывает оплату за результат работы.
7. Сделали редизайн сайта и оптимизировали его под поисковики Яндекс Гугл
8. Сделали новое оформление группы Вконтакте и Инстаграм
9. Запустили контекстную рекламу в поисковых системах Яндекс и Гугл
10. Запустили таргетированную рекламу в соц.сетях

Итоги работы за 3 месяца:

• Увеличение выручки на 245.9%
• Увеличение чистой прибыли на 87.2% Итого Мы выравняли показатели и как планировались приросли
• Привлекли 321 клиентку на услуги через сайт и 115 из социальных сетей
• Увеличили средний чек покупки с 1450 руб. до 2780 руб.
• Внедрены стандарты работы с клиентами
• Разработаны скрипты приема входящего/исходящего телефонных звонков
• Настроена система управления бизнес-процессами в салоне красоты

Благодарственное письмо и отзыв о Московской Академии Продаж

Найм и подбор менеджеров для отдела продаж

Работа с кадрами это весьма сложна задачи при построении отдела продаж. Зачастую в компаниях мы видим, что кадровой политике уделяется посредственное значение. В кадровой политике должны быть заключены фундаментальные идеи стратегии развития компании.

Основные критерии эффективного найма и подбора персонала для отдела продаж:

1. Назначение на должность – менеджер или руководитель должны обладать навыками и багажом знаний, которые соответствуют хотя бы минимальным критериям должности. Учить бездарей самое неблагодарное вложение средств и сил компании.
2. Оценка навыков для должности – чтобы не тратить время на некачественных потенциальных работников, нужно внедрить систему оценки персонала, которая будет сразу показывать навыки общения, трудолюбия, продаж человека на этапе собеседования.
3. Аттестация знаний – лучше проводить мониторинг через прослушивание аудиозаписей разговоров или совместной встречей с клиентом, на которой будет в основном вести диалог менеджер дает понять руководителю в каком состоянии находится сотрудник. Обычно контроль осуществляется по звонкам выборочно раз в неделю, по встречам раз в месяц или квартал, если клиентов не так много и в основном работа проходит не прямом общении с клиентами.
4. Обучение персонала – прохождение тренингов и мастер-классов с практическими упражнениями и кейсами для развития персонала.
5. Стимулирование сотрудников – создать условия при которых сотрудники будут стремиться зарабатывать больше и работать усерднее. Самый простой способ начать это делать, внедрить систему оплату труда по KPI

Используя при найме и подборе сотрудников в свой отдел продаж, собственник получает более лояльное отношение сотрудников и работники сами начинают воспринимать этот бизнес, как собственный и стараться достигать целей команды для развития компании.

 Оценка персонала или грамотный HR-менеджмент

При создании тактики и стратегии создания отдела продаж необходимо понять как будет выглядеть оценка талантливых менеджеров и отсев неподходящих сотрудников. Мы внедряем многоступенчатый алгоритм, который позволяет рассмотреть соискателя с разных сторон для принятия объективного решения. Это вопросы и задания на то,как поведет себя менеджер при определенных обстоятельствах. Рассмотрим подробнее эти тактики:

1. Оценка знаний и навыков с предыдущего места работы. Только не путайте с рекомендациями от бывшего работодателя. Они нужны, но сейчас не об этом. Вы подробно распрашиваете кандидата про обязанности, результаты и достижения на “старых” местах работы. После этого даёте задания на проработку его знаний преимуществ товара/ услуги на прошлом месте работы. Например, как задание можете попросить соискателя презентовать товар/услугу, которую он продавал на этой работе вам, как если бы вы были его потенциальным клиентом на встрече. Ох, как же много вы сможете узнать благодаря такой, на первый взгляд нехитрой технике. Кандидат покажет вам насколько упорно он изучал преимущества и выгода для потенциальных клиентов своего товара на прошлом месте работы, навыки коммуникации и конечно свои ораторские навыки.
2. Проверка реальных навыков коммуникации и продаж– мы даем задание соискателю сразу снять трубку телефона, позвонить его потенциальному клиенту, которого мы при нём найдем в справочнике компаний, выйти на лицо принимающее решение и провести беседу с целью продажи или назначения встречи/отправки коммерческого предложения и т.д. Здесь вы увидите реальную картину его подготовки к продажам и переговорам. Как сказал один наш новый клиент, когда увидел такую схему, обращаясь к своем кадровику: “Вот это реальная система, а не ваши эти теоретические вопросы))”
3. Стажировка лучших кандидатов – далее на несколько дней, обычно на 3-5 дней выводим кандидатов, прошедших проверки навыков лучше всех и даем задания по изучению продукции, специфики компании и т.д. Более 50 пунктов в наших чек-листах.
4. Отбор лучшего из лучших в штат. По итогам стажировки сравниваем показатели кандидатов и оформляем в штат подходящего.
5. Кадровый резерв. Тех, кто отлично себя проявил, но в данный момент не может быть принят в команду, отправляется в кадровый резерв.

Простой вариант, как внедрить CRM-систему в отдел продаж

Это программа, которая, как мы уже писали выше позволяет настроить контроль и порядок в организации отдела продаж. Установив эту систему, заказчик сможет легче отслеживать работу с клиентской базой и более правильно корректировать стратегию развитию отдела продаж и компании целиком.

Основные задачи,которые можно решить с внедрением CRM-системы:

1. Улучшить коммуникацию продавцов с клиентами
2. Автоматизировать отправку акций и специальных предложений клиентам
3. Стать более клиенториентированными, благодаря автоматической рассылке поздравительных писем и открыток к профессиональным праздникам + счетов на оплату и т.д.
4. Грамотно планировать будущие продажи в близкой и далекой перспективе
5. Обеспечить прозрачность всех-бизнес-процессов
6. Сократить рутину принятия решений
7. Сделать возможность следить за работой каждого сотрудника удаленно, даже из другой страны со своего смартфона или ноутбука.
8. Настроить более легкий контроль за исполнением заданий сотрудниками

Проверенные результаты от внедрения CRM-системы

Но это еще не все задачи, которые можно решить с помощью CRM-системы. Кроме настройки отчетности и планирования, в этой программе можно создавать проекты на несколько людей и даже отделов, помогая разным людям работать вместе, понимая кто в компании занимает лидерскую позицию, кого надо взбодрить.  Также очень сильно сокращается количество “потерянных” и “недожатых” клиентов у менеджеров. Каждый контакт отрабатывается по полной и не может быть удален из программы без ведома руководителя. Еще очень важным пунктом внедрить CRM-систему считается безболезненный уход сотрудника из компании, так как вся история работы с каждым клиентом хранится в программе, а не в блокноте менеджера и эту базу легко передать другому специалисту. Ну и вишенкой на торте можно считать функцию, которая блокирует скачивание данных из клиентской базы. Никто не сможет скопировать базу и пойти к конкурентам, вернее сможет, но только без клиентской базы.

Комментарий Спартака Андриешина:

“По исследованиям систем продаж заказчиков специалистами Академии мы пришли к выводу,что до 60 процентов недополученной прибыли приходиться на неэффективную работу с клиентами после первого заказа или наоборот возражений клиента. Благодаря постоянным касаниям уснувших и потенциальных клиентов компании гораздо быстрее увеличивают долю продаж и стабильный спрос. Ведь привлечение нового клиента стоит в 2019 году стоит в разы дороже, чем регулярная работа над удержанием постоянных клиентов в базе.”

Развитие отдела продаж компании:

Когда вы организовываете отдел продаж в компании, то надо отслеживать критерии совершенствования,чтобы конкуренты не обходили. Чтобы делать оценку развития применяют следующие факторы к анализу:

• -Количество входящих клиентов, которые заключают договор
• -Количество клиентов,которые совершают повторную покупку
• -Прирост постоянных клиентов в базе
• -Увеличение среднего чека сделки
• -Допродажи менеджерами сервисов и вспомогательным продуктов клиенту к основному.
• -Рост чистой прибыли компании.

Каждый руководитель на основе этих данных сможет грамотно построить планы, сформировать адекватные ценовые предложения, ввести новые услуги и сервисы в продажу для увеличения среднего чека и будет видеть всегда картину развития компании целиком.

Как избежать сложностей при построении отдела продаж:

Только благодаря системному подходу можно ждать реальных результатов от многих, описанных в этой статье технологий и алгоритмов. Слишком наивно просто подобрать новых сотрудников в отдел продаж и ждать взрывного роста продаж, даже если квалификация менеджеров будет высокой. Как снизить количество сложных моментов в создании отдела продаж расскажет Генеральный Директор Академии Спартак Андриешин:

Первое, на что должен обратить свой взор собственник или руководитель это на выстраивание прозрачной структуры отдела продаж. Сначала вы формируете критерии подбора сотрудников, тайм-менеджмент и распорядок дня, точные требования к выполнению обязанностей в должностные инструкциях, систему отчетности. Руководители всегда должны полагаться на свой опыт и не пренебрегать трезвым взглядом со стороны на их систему продаж. Эксперты Московской Академии Продаж много лет работают с компаниями разного уровня и оказываем поддержку в построении системы продаж и улучшении эффективности работы сотрудников в целом. Разрабатываем правильную систему оплаты труда, подбора и оценки персонала, адаптации, обучения менеджеров под специфику компании-заказчика. И конечно для развития навыков мы проводим бучение собственников бизнеса и руководителей навыкам эффективного руководства сотрудниками. Московская Академия Продаж получила награду, как самая эффективная аудиторско-консалтинговая компания России в 2018 году в экспертном рейтинге журнала “Генеральный директор”

Ознакомиться с отзывами про оказание нашей компании услуг в сфере обучения, маркетинга, анализа конкурентов, создания отдела продаж, маркетинговых исследования и развития бизнеса наших клиентов вы можете по ссылке на нашем официальном Ютуб-канале.