Планерки – неотъемлемая часть работы многих руководителей. Однако, часто они воспринимаются как пустая трата времени, способ занять сотрудников чем-то бессмысленным. Но на самом деле, хорошо организованная планерка является мощным инструментом управления, который приносит ощутимую пользу как для руководителя, так и для всей команды.
Основные цели проведения планерок
Проведение планерки с сотрудниками – это возможность для руководителя похвалить за успехи, обозначить перспективы развития проекта/компании, продемонстрировать свою заботу и заинтересованность в успехе команды. Однако для структурированной работы надо понимать конкретные цели проведения собраний иначе сие действо будет восприниматься, как не обязательное и не важное. Ну поговорит там начальник, посидим да и разойдемся. Я советую управленцам выделить следующие цели проведения планерок с подчинёнными:
Синхронизация действий и повышение эффективности работы. Планерка помогает свести воедино все задачи, стоящие перед командой, определить приоритеты и распределить ресурсы. Каждый сотрудник понимает, что ожидается от него, и как его работа влияет на общую картину.
Улучшение коммуникации и прозрачности. Начальник может оперативно довести до сотрудников важную информацию, ответить на вопросы, обсудить возникающие проблемы. Это создает атмосферу открытости и доверия, а также сокращает количество недопониманий и конфликтов.
Мотивация и вовлеченность сотрудников. Дайте возможность подчинённым слышать и видеть вас лично, а не по телефону или в почте. Для многих людей это крайне важно, особенно настрой самого руководства на работу.
Контроль выполнения задач и принятие решений. Планерка позволяет руководителю отслеживать прогресс работы команды, оперативно выявлять и устранять препятствия, а также принимать своевременные решения для достижения поставленных целей.
Формирование командного духа и общей цели. Регулярные обсуждения общих задач, достижений и проблем способствуют формированию сплоченной команды, где каждый сотрудник чувствует свою значимость и ответственность.
Варианты тем для планерки с подчинёнными
Эффективность планерки напрямую зависит от актуальности и полезности обсуждаемых тем. Не придумывайте велосипед, которым наедете на очередные грабли. Используйте проверенные инструменты. В своем авторском тренинге, как проводить планерки я выделяю несколько тем, которые отлично ложатся в канву обсуждений и будет интересны всему коллективу:
Текущие задачи и прогресс. Обсуждение актуальных проектов, задач каждого сотрудника, достигнутых результатов и возникающих проблем. Это позволяет отслеживать выполнение плана, выявлять «узкие места» и оперативно реагировать на изменения.
Планы на неделю/месяц. Определение задач на предстоящий период, распределение ресурсов и ответственности, согласование сроков и приоритетов. Это помогает структурировать работу, установить ясность и избежать дублирования усилий.
Анализ результатов и выявление проблем. Обсуждение ключевых показателей эффективности (KPI), анализ достигнутых результатов и выявление причин отклонений от плана. Позволяет понять, что работает хорошо, а что требует улучшения, и принять меры по оптимизации процессов.
Обсуждение новых инициатив и идей. Поощрение инициативы и креативности членов команды, обсуждение новых идей, проектов и предложений по улучшению работы. Так легче поддерживать вовлеченность работников и стимулирует поиск новых решений.
Обучение и развитие. Обсуждение планов по повышению квалификации, прохождению семинаров, обмен опытом и знаниями. Это способствует росту профессионализма команды и повышает её конкурентоспособность.
Обратная связь и решение конфликтов. Создание открытой атмосферы, в которой сотрудники могут свободно высказывать свои мысли, давать обратную связь по работе команды, и решать возникающие разногласия конструктивно. Это помогает улучшить коммуникацию и минимизировать конфликты.
Используя эти и другие актуальные темы, вы сможете сделать свои планерки более продуктивными и полезными для всей команды.
Этапы проведения утреннего собрания с персоналом
Утреннее собрание с персоналом – важный инструмент для повышения эффективности работы и создания позитивной атмосферы в коллективе. Процесс его проведения можно разделить на несколько этапов.
Первый этап – приветствие и настрой на рабочий день. Ведущий приветствует сотрудников, задает позитивный тон собранию, возможно, используя мотивирующие цитаты, шутки или афоризмы. Главное не начинайте сразу с критики и «больных» тем, чтобы не испортить все настрой. А то выйдет вам боком такое поведение. В конце статьи узнаете почему, привел пример.
Второй этап. На нем происходит обсуждение основных задач на день. Коротко и ясно озвучиваются ключевые цели, задачи и приоритеты для каждого отдела или сотрудника. Важно, чтобы информация была понятной и актуальной.
Третий этап. Информирование о новостях и изменениях. Здесь сообщается о важных событиях, плановых мероприятиях, изменениях в рабочих процессах или нововведениях.
Четвёртый этап. Обсуждение результатов предыдущего дня/недели и выявление проблемных моментов. Это позволяет проанализировать эффективность работы, выявить ошибки и найти способы их устранения.
Пятый этап. В завершение собрания следует подвести итоги. Ведущий может подвести общую черту, выразить благодарность за работу и озвучить планы на будущее. Важно, чтобы собрание было динамичным и не затягивалось, а также чтобы каждый сотрудник чувствовал свою вовлеченность и ценность. Особенно полезны такие ежедневные «летучки-пятиминутки» для отдела продаж, чтобы быстро распределить ответственность по менеджерам.
Грубые ошибки в проведении собраний
Одной из ключевых задач руководителя является эффективная коммуникация с командой, а собрания представляют собой важнейший инструмент для этого. Однако, неправильный подход может свести на нет все потенциальные преимущества, превратив мероприятие в пустую трату времени и даже демотивировав персонал. Когда консультирую лично управленцев и предпринимателей, то неоднократно в начале нашего пути видел следующие фатальные ошибки в организации собраний:
игнорирование подготовки к мероприятию
отсутствие чёткой структуры и повестки дня
неуважение к времени подчинённых и затягивание планерки без видимой цели
доминирование в обсуждении
подавление инициативы и критику подчинённых в присутствии других
неспособность сформулировать конкретные задачи и следить за их выполнением
отсутствие обратной связи и похвалы за достигнутые результаты.
Все эти просчёты не только снижают продуктивность команды, но и подрывают доверие к директору, создают атмосферу негатива и неуверенности. В результате, сотрудники теряют мотивацию, уровень стресса растёт, а эффективность работы падает. Поэтому, руководителю крайне важно уделять внимание организации планерок, делая их структурированными, целевыми и мотивирующими для всей команды.
Посмотрите полезный тренинг Эксперта Академии Светланы Поляковой не тему, как проводить планерки с сотрудниками правильно.
Как сделать планерку эффективной
Вот и самый важный вопрос подкрался. Надо подключить несколько факторов, чтобы пазл сложился. Да, даже у людей с большим стажем работы проходят собрания из рук вон плохо. Ведь эффективная планерка не просто собрание, а инструмент для повышения продуктивности команды и достижения общих целей. Делюсь с вами подробным чек-листом эффективной планерки с сотрудниками
1. Ясная повестка дня. Заранее определите ключевые темы обсуждения и разошлите их участникам. Это поможет сфокусироваться на важных моментах и избежать ‘сплывания’ в бесполезные дискуссии.
2. Составьте повестку дня. Она должна быть конкретной и понятной для всех участников. Оповестите всех заранее о предстоящем собрании.
3. Ограничение времени. Установите четкое время начала и окончания планерки, чтобы не затягивать ее и уважать время всех присутствующих.
4. Активное участие всех. Поощряйте каждого сотрудника высказывать свои идеи и мнения, создавая атмосферу открытого диалога и взаимного уважения.
5. Конкретные задачи и шаги. В конце планерки каждый участник должен понимать, какие задачи ему предстоит выполнить и в какие сроки. Зафиксируйте принятые решения и назначьте ответственных.
6. Фиксируйте решения и действия. Запишите ключевые моменты и обозначьте ответственных за выполнение задач. Можно поручить вести сотруднику протокол, который внесет самое важное из сказанного и порученного и далее предоставит всем участникам.
7. Отслеживание результатов. После планерки важно отслеживать выполнение поставленных задач и корректировать планы при необходимости. Регулярный анализ эффективности планерки поможет оптимизировать ее формат и повысить производительность команды.
Следуя этому чек-листу, вы сможете проводить продуктивные планерки, которые будут способствовать росту эффективности вашей команды и достижению общих целей.
Задание: после прочтения составьте план по моему чек-листу, обдумайте и представьте, как будет проходить ваше выступление. Так материал быстрее закрепится.
Хочу вам поведать историю моего клиента о том, как одна планерка, чуть не уволила его с перспективной должности РОПа. Долго искал работу и наконец-то нашел. Однако не учел одного, что новому РОПу ой как не просто себя зарекомендовать на новом месте. Ну да ладно, не отвлекаемся. Итак, отдел продаж компании ‘Ромашка’ собрался на традиционную планерку утром понедельника. Руководитель Сергей(клиент) с порога начал сыпать цифрами о планах продаж, их важности и как требует выполнения поставленных показателей руководство. Естественно не объясняя их актуальности и связи с текущей ситуацией на рынке. Не забыл упомянуть естественно, что будут штрафы и депремирование за некачественную работу. Далее, он перешел к критике отдельных сотрудников, указывая на промахи не предлагая конкретных решений или путей улучшения. Как итог? Посыпались в его же сторону отговорки и упреки. Это не сделал, то не предоставил. А сам сколько напродавал? А где твои успехи? Дошло до словесных перебранок и открытого письма на имя руководителя с просьбой уволить Сергея, от коллектива из 7 менеджеров отдела сбыта. Вот это собрались пообщаться.
Вместо мотивации и заряда энергии на предстоящую неделю, сотрудники отдела продаж чувствовали себя подавленными, демотивированными и неуверенными в своих силах. Атмосфера в коллективе стала напряженной, а продуктивность работы снизилась.Кресло «зашаталось» под Ропом.
Что пошло не так?
Сделав анализ ситуации, пришел к следующим выводам:
Отсутствие повестки дня и структуры. Планерка протекала хаотично, перескакивая от одной темы к другой, без четкой логики и последовательности. Начало было катастрофичным.
Недостаток подготовки. Сергей не подготовил данные, которые бы наглядно продемонстрировали ситуацию на рынке и результаты работы отдела.
Фрагментарная информация. Руководитель говорил о проблемах, но не предлагал конкретных решений.
Неконструктивная критика. Он критиковал сотрудников, не акцентируя внимание на их достижениях и не предлагая конструктивных советов. Проявлял эго.
Не вовлечение команды. Планерка превратилась в монолог руководителя, сотрудники не были вовлечены в обсуждение и не имели возможности задать вопросы.
Как не допускать такой ситуации
Данный пример иллюстрирует, как неграмотное проведение планерки может негативно сказаться на работе всего отдела продаж. Чтобы избежать подобных ситуаций, мы изменили алгоритм действий, чтобы Сергей начал:
Разрабатывать четкую повестку дня. Определять заранее темы для обсуждения, время, отведенное на каждую тему.
Готовиться к планерке. Собирать необходимую информацию, готовить презентации, графики, отчеты.
Фокусироваться на результатах и решениях. Анализировать не только проблемы, но и достижения, предлагать конкретные шаги по улучшению ситуации.
Создавать позитивную атмосферу. Поощрять инициативу сотрудников, вовлекать их в обсуждение, давать возможность задавать вопросы.
Концентрироваться на совместной работе. Планерка должна быть инструментом для укрепления командного духа и повышения эффективности работы всего отдела.
Через неделю на новом собрании, применив другие методы, конфликт был улажен и работа закипела с новой силой. Уже пятый год продуктивно работает в этой фирме и дружим до сих пор.
Заключение
Планерки, при правильной организации, являются ценным инструментом управления, который способствует повышению эффективности работы команды, улучшению коммуникации и достижению общих целей. Поэтому, игнорировать их – значит упускать возможность оптимизировать рабочий процесс и мотивировать сотрудников на достижение максимальных результатов.
