Welcome-тренинг для сотрудников: инструкция проведения
03.11.2023
Welcome-тренинг — это обучающее мероприятие для новичков в коллективе, которые знакомятся с правилами работы в компании. Суть заключается не в том, чтобы проверить знания и навыки сотрудника, а в том, чтобы познакомить его с компанией: ее культурой, правилами, целями и ценностями. Проведение тренинга позволяет упростить процесс адаптации. Знакомство позволяет повысить заинтересованность специалиста в работе в конкретной компании и свести риск ухода сотрудника к минимуму. В организациях, которые проводят welcome-тренинг, практически нет текучки кадров, так как новые сотрудники с самого начала понимают, хотят ли они работать в предлагаемых условиях или нет, а также видят, что компания заботится о них и проявляют лояльность со своей стороны.
Welcome-тренинг для новых сотрудников
Проведение welcome-тренинга походит на образовательное мероприятие, которое помогает новичкам быстрее влиться в команду, понять основные обязанности и нюансы в работе. Чаще всего есть теоретическая и практическая часть. В первой коллеги делятся основной информацией, а во второй лично знакомит «молодых» с рабочим местом и коллегами. Конечно же, каждая фирма сама составляет программу и решает, что надо рассказывать и показывать, в зависимости от специфики. В активных продажах например, больше акцент будут делать на знакомстве с товаром, а на производстве с регламентами и техникой безопасности. Однако есть важные элементы, которые чаще всего присутствуют в программе велком-тренинга:
знакомство с историей компании;
миссия и особенности корпоративной культуры;
внутренние распорядки и инструкции;
смежные отделы и главные лица в компании;
должностные обязанности;
привила поведения;
правила общения с коллегами и клиентами;
формы отчетности.
Для участников чаще всего подготавливают так называемый welcom book (велком бук) в котором описаны основные моменты из тренинга о компании, внутренней деятельности и задачах, которые надо запомнить после обучения. Это раздаточный материал в виде тетради в которой собрана главная «выжимка» из программы, а иногда и конкретные инструкции, которые надо запомнить.
Виды и образцы welcome-тренингов
Выделяют несколько видов и образцов вводных тренингов:
Аудиторный
Такой тип тренинга считается классическим. В ходе его проведения новый работник получает возможность пообщаться с людьми, которые работают в компании давно и получить ответы на интересующие вопросы. Главным плюсом является как раз то, что общение происходит очно и на рабочем месте.
Электронный
Этот вариант подходит компаниям, которые набирают удаленных сотрудников, а также организациям, которые обучают большое количество новых работников. Как правило, адаптацией в таком случае занимается специализированная компания, которая создает курс с интерактивными элементами. При выборе электронного формата принято использовать специальные инструменты:
Выстраивание коммуникаций — Telegram, Zoom, WhatsApp и др.
Упрощение документооборота — HelloSign и DocuSign.
Адаптация с помощью ботов — AI Partner в телеграм, Leo в Slack.
Поддержка командного духа — различные игры в онлайне (Дерево целей, Мафия, Виселица, Крокодил и другие).
Проведение опросов — Google Forms, а также HRM и LMS-системы.
Смешанный формат
Занятия в таком формате сочетают в себе предыдущие два вида. При этом они считаются наиболее эффективными, когда идут в паре. Часть знаний новые сотрудники получают при прохождении онлайн-курса, а другую узнают посредством живого общения от опытного наставника.
Начинать welcome-тренинг принято с вводных слов о предприятии. Крайне важно, чтобы их произнес один из руководителей компании (генеральный директор, топ-менеджер и т.п.). Дело в том, что это повышает доверие новичков и стимулирует их желание продолжать стажировку. Бывает так, что у руководства нет времени на участие в тренинге. В таком случае стоит записать короткое видеообращение, которое покажут на курсе. Структуру проведения принято делегировать следующим специалистам:
Основной блок стоит провести представителям HR, бизнес-тренеру, либо опытным работникам, которые разбираются в вопросах. О производстве и реализации товаров и услуг лучше всех расскажут маркетологи, руководитель отдела продаж и другие эксперты, работа которых связана с этой частью.
Рекрутеры отлично расскажут о кадровой политике компании. Кроме того, важно рассказать историю компании, затронув ее традиции и правила. Это позволит транслировать теплое отношение к ценностям фирмы и тем самым повысить уровень доверия у новых сотрудников.
Не менее важным аспектом является социальная политика организации. Лучше всех рассказать о ней смогут руководители профсоюзной организации или непосредственный начальник. Упомянуть этот аспект необходимо, так как он влияет на уровень мотивации работников, который нужно поддерживать с этапа знакомства. Надо ответить на вопросы о социальных гарантиях, рабочих и выходных дня, нюансах оформления и подачи документов. Ниже на картинке вы увидите, как можно креативно оформить ответы на частые вопросы в раздаточном велком-бук.
Разработка и проведение welcome тренинга
Принято выделять 4 этапа создания welcome-тренинга:
Разработка основных тем в структуре тренинга;
Определение целей курса и плановых результатов;
Создание образовательной программы на основании целей и согласование с руководством;
Выбор формы (аудиторная, электронная или смешанная).
Для эффективного проведения может не оказаться подходящего человека в команде. Посмотрите полезные советы, как выбрать бизнес-тренера, чтобы мероприятие прошло результативно.
Что включить в содержание велком тренинга
Существует пять основных блоков, которые необходимо раскрыть в вводном курсе.
1. Информация об организации
На этом этапе необходимо представить коучей, которые будут проводить мероприятие и рассказать новичкам, чем живет компания. Можно затронуть ее историю, настоящую деятельность и то, каким сотрудники видят ее будущее. Нужно рассказать о значимых лицах в компании, главных партнерах, СМИ. Рекомендуется использовать не презентацию, а именно форму повествования.
2. Рассказ о деятельности компании.
В этом блоке нужно затронуть позиции компании на рынке, главных конкурентов и основных направлениях работы. Так как новым сотрудникам, скорее всего, предстоит работать с этими данными в долгой перспективе, лучше также рассказать о портрете целевого клиента.
3. Корпоративная культура и ценности
Чтобы новичкам было проще привыкнуть к правилам компании (в том числе негласным), можно сразу познакомить их с основными положениями корпоративного кодекса. Поделитесь информацией о коммуникации в коллективе, отношениях к коллегам, мероприятиях компании, правилах этикета и т. д. На картинке вы можете увидеть, как можно оформить правила дресс-кода, которые должны будут соблюдать работники.
4. Управленческая политика
Покажите новым сотрудникам, что в вашей компании можно развиваться. Можно познакомить их с представителями компании, которые прошли через множество этапов до того, как попали на высокую должность. Это придаст новичкам мотивации и уверенности в своем будущем, если они свяжут жизнь с работой в вашей организации.
5. Стратегические цели компании
Рассказать о интересных вехах в становлении компании, ее развитии и применении в ней новых технологий можно при помощи показа фильма. Можно упростить задачу и просто выписать важные факты и рассказать о самых важных стратегических целях, которые преследует коллектив организации.
Частота и длительность welcome-тренинга
На самом деле то, сколько длится вводный курс, зависит исключительно от количества информации, которой необходимо обучить новых работников. Как правило, welcome-тренинг длится не более пяти дней, хотя может ограничиться и несколькими часами обучения. Хорошей практикой считается закрепление за новичком наставника, который будет контролировать процесс обучения, помогать с возникшими вопросами и поддерживать мотивацию. Занятия рекомендуют распределять таким образом, чтобы в промежутках между ними сотрудник адаптировался на новом месте работы. После прохождения курса сотрудники должны быстро влиться в коллектив и адаптироваться к условиям. Если такого результата нет, стоит проанализировать программу welcome-тренинга и поискать ошибки в ней. Для этого обязательно составьте отчет каждого сотрудника о прохождении и смотрите на каком этапе есть проблемы. А если вы хотите, чтобы эксперты академии помогли вам создать программу тренинга или провести ее для сотрудников, то оставляйте заявку или звоните по телефонам, указанным на сайте.
