Как и зачем собственнику бизнеса выходить из операционного управления?

Для большинства собственников своего дела возникает дилемма: как выйти из операционного управления. При этом и собственник, и работники увязают в паутине нерешённых задач и проблем компании. А некоторые осознают, что «операционка» сильно тормозит развитие. Отказаться от операционного управления можно, но только с заранее составленным планом. Для этого следует соответствующим образом перестроить организацию. Как безболезненно выйти из операционки, просчитать риски и избежать проблем, разбираемся в нашей статье.

Операционное управление: в чем суть

Операционный менеджемент — это управление всеми бизнес-процессами в организации, начиная от анализа эффективности работы персонала, распределения ресурсов, каналов реализации и планирования до управления подразделениями и бизнес-процессами.

Зачем руководителю выходить из «операционки»?

У вас назрела ситуация, когда вы понимаете, что пора выходить из операционного ручного управления компанией и переходить на новый уровень.

Давайте же разберем минусы операционного менеджмента компанией для руководителя предприятия:

• загрузка мелкими задачами не позволяет мыслить глобально;
• не позволяет разрабатывать креативные решения;
• для реализации и внедрения новых идей попросту не остаётся сил;
• развитие стоит на месте, ведь нет времени для стратегического совершенствования;
• медлительность в решении проблем: для этого требуются дополнительные согласования и т.д.;
• более сильные конкуренты перехватывают инициативу и топовых заказчиков.

Что тормозит отказ от «операционки»

Прежде чем решать вопрос об отказе от такого подхода к управлению, владелец бизнеса должен задать себе следующий ряд вопросов:

• Как контролировать бизнес без личного участия?
• Как сохранить авторитет и статус без ежедневных встреч?
• Как найти управляющего, которому можно будет вверить управление бизнесом?

На эти 3 вопроса надо ответить с самого сначала. Бывает так, что владелец предприятия не хочет расставаться со своим креслом и ревниво относится к варианту передачи полномочий заместителям.

Варианты делегирования полномочий

1. За собственником остаются только вопросы и задачи, связанные с развитием управления. Он корректирует варианты действий, стратегические решения, управляет денежными потоками. Только заранее распределите, кто какими денежными потоками оперирует. Непосредственная операционная функция передается управляющему – новому руководителю.
2. За собственником остаются инвестиции. В данном случае собственник выступает в качестве инвестора, которые вкладывает капитал и следит за его развитием. Функции передаются новому управляющему, который не только определяет операционный, но и стратегический путь развития компании.
3. Функция управления деятельностью компании возлагается на человека, который получит кредит доверия руководителя. Такой тип наиболее распространен, так как наёмные менеджеры или гендиректора работают «под крылом» главного собственника. В таком варианте они только исполнители поручений и механизм контроля за операционными функциями внутри компании.

Выходим из «операционки» правильно — пошаговая инструкция

Выход из операционного способа управления необходим, если вы собираетесь выводить свою компанию на новый уровень. Лишь в этом случае бизнес может превратиться в некий самостоятельно функционирующий организм. Более того, наличие свободного времени позволит вам заниматься более существенными задачами. Давайте обсудим пошаговый алгоритм подготовки к выходу из операционки:

Шаг 1: Составить перечень всех процессов, проходящий под вашим контролем, и рассказать о них сотрудникам.

В небольших компаниях распределение обязанностей происходит сравнительно быстро и легко. Сложность возрастает с ростом численности, а следовательно, и ответственности каждого в своём подразделении. Каждый, в частности собственник и руководитель, должны знать зону своей ответственности. Советуем заранее зафиксировать в документах эту зону.

Шаг 2: Четкость в заданных параметрах и показателях.

После того, как вы точно описали обязанности каждого сотрудника, нужно определить цель. Иными словами, то, какой результат должен получиться по итогам работы. За каждым участником закрепляется не только компетенция, но и результат, который должен принести этот работник. Для наглядности лучше все иллюстрировать в виде карты бизнес-процессов. Она позволяет ясно объяснить процесс, происходящие в вашей работе: взаимосвязи, эффективность.

Шаг 3: Определите оптимальные инструменты для ведения бизнеса

Например, среди наиболее распространённых — таблицы Excel. Но её функционал ограничен. Поэтому, чтобы грамотно организовать работу и планирование, рекомендуется внедрить CRM-систему – программой с широким набором функций. Создание дубликатов в разных программах, с разными разрешениями файлов – неудобно. Выбирайте такие, которые будут подходить вашей работе.

Шаг 4: Планируйте наперёд

Составление планов и бюджета существенно облегчит руководство бизнесом. Статьи доходов, расходов, задолженностей, кредитов и других финансовых параметрах должны непосредственно входить в работу зама. Прежде чем выходить, ознакомьтесь с движением процессов внутри компании. Если после проверки выявились отрицательные показатели, то стоит провести комплексный аудит продаж. Итоговые значения должны быть максимально приближены к тем, которые вы поставили в начале квартала или года.

Шаг 5: Найдите того, кто сможет стать новым руководителем.

Новый менеджер – новый лидер. Сотрудники понимают, что приглашённый специалист сделает работу более слаженно и эффективнее. Демонстрация деловых качеств и профессиональных навыков позволит быстрее адаптировать под себя сотрудников. Например, можно сделать так, чтобы все процессы и действия в вашей компании имели возможность удалённого просмотра. Документы, регламенты – всё это можно внедрить в работу. Большинство компаний обычно пользуется CRM-системами – программными обеспечением, позволяющим автоматизировать бизнес-процессы.

Шаг 6: Найм и обучение сотрудников.

Право подбора нового персонала оставьте за собой. А вот устройство можно делегировать другому руководителю. Обычно вопросами принятия работника, изучения его опыта и трудовых обязанностей занимается HR-отдел

Шаг 7: Ценности и корпоративная культура.

Каждая компания должна иметь цель, задачи и пути развития. Новые сотрудники должны разделять ваши взгляды и взгляды компании. В каждом отделе существуют свои нормы, но они не нарушают общую задачу, стоящую перед вами и работниками. Это позволит значительно снизить уровень стресса и конфликтов в командной группе, в коллективе. Однако подобные положения обязательны к закреплению в документы.

Шаг 8. Доступ к информации о деятельности компании.

Например, можно сделать так, чтобы все процессы и действия в вашей компании имели возможность удалённого просмотра. Документы, регламенты – всё это можно внедрить в работу. Большинство компаний сегодня пользуются CRM-системами – программными обеспечением, позволяющим автоматизировать бизнес-процессы, свести массу данных в единые архивы и настроить права доступа, как для работников, так и для руководящего состава.

На рисунке изображена схема операционного управления внутри организации

Услуга бизнес-консалтинга от Академии продаж.
Получите индивидуальную стратегию выхода из «операционки»!

Как контролировать нового директора

Новый руководитель, вступив в свою должность, может преследовать свои корыстные цели. Так он может быть нацелен на то, чтобы изучить структуру работы и все тонкости, а потом превратиться в конкурента. В худшем же случае его неумелые действия и решения на посту, могут привести к серьезным потерям в бизнесе.

При назначении своего заместителя необходимо учитывать и продумать методы контроля:

• Узнавайте досконально рекомендации людей о претенденте на должность;
• Не концентрируйте всю власть в руках одного заместителя. Лучше распределите ответственность среди директората – условного органа в компании, который будет забирать часть полномочий нового руководителя.
• Обязанности должны быть подробно задокументированы и оговорены;
• Все сотрудники должны быть ознакомлены с распределением полномочий во избежание путаницы
• Пропишите, как будет выглядеть система отчетности(от замов для собственника);
• Составьте время для обсуждения деловых задач с заместителем;
• Создайте систему мотивации KPI, которая позволит повысить личную ответственность заместителей.

Прежде чем передавать компанию в руки другого исполнителя, проанализируйте все ключевые метрики вашего бизнеса! Таким образом, вы определите «нулевую точку» в работе нового управляющего.

Какие риски стоят при отказе от операционной системы управления

Любой руководитель хочет для своей организации стабильного роста и развития, но давайте обсудим риски, которые могут наступить, если вы решите всё-таки «тонуть в болоте» операционки:

• Руководитель со стороны разрушит бизнес.

Частое опасение владельцев бизнеса состоит в том, что нанятый со стороны руководитель нарушит все бизнес-процессы. Трудно доверить «штурвал» всей организации человеку, которому не ясны приоритеты и цели компании. Однако минимизировать риски можно через указание его круга обязанностей.

• Расхождение во взглядах.

Иногда, при найме руководителя, случаются споры по поводу пути развития бизнеса. Собственник видит его одним образом, нанятый руководитель – другим. Но всё же есть в этом положительная сторона: новый человек в команде, значит, новые и свежие взгляды. Даже может быть так, что владелец о новых технологиях и принципах построения коммуникаций с клиентами не задумывался.

• Неприятие.

Смена характера, стиля управления и взаимоотношений с сотрудниками – путь к тому, чтобы в коллективе новый человек оказался «белой вороной». Избежать этого получится лишь тогда, кто у человека оговорены точки коммуникации с собственником, а тот в свою очередь всех в компании должен известить о структурных изменениях в руководящем составе.

• Скрытые и непредвиденные риски.

Бывает, что предугадать возможные опасности для бизнеса довольно сложно. Надежный, профессиональный и опытный кандидат может оказаться некомпетентным управленцем. А это через время приведёт к разрушению бизнеса. Поиск кандидатуры на пост руководителя – дело непростое. Чтобы убедиться в надёжности нового человека, следует проверить его в деле и некоторое время более активно следить за эффективностью его работы.

Подготовиться к переходу не просто. Используйте наши знания!

Узнайте подробнее про эффективные программы тренингов для руководителей бизнеса.
Возможно ЛИЧНОЕ менторство!
Заполните форму и мы ответим на все вопросы!

Посмотрите как проходят тренинги Академии продаж