Виртуальная бизнес-встреча: особенности и создание нужного впечатления

Современный бизнес все больше перемещается в онлайн-пространство, что делает виртуальные бизнес-встречи неотъемлемой частью делового общения. Пандемия COVID-19 ускорила этот процесс, заставив компании адаптироваться к новым условиям. Виртуальная бизнес-встреча имеет ряд особенностей, которые нужно учитывать, чтобы произвести правильное впечатление на участников и достичь желаемых результатов. В этой статье мы рассмотрим ключевые моменты, которые помогут вам успешно провести виртуальную бизнес-встречу и оставить положительное впечатление у собеседников.

Особенности виртуальной бизнес-встречи

В последние годы виртуальные бизнес-встречи стали неотъемлемой частью профессиональной жизни. Теперь многие компании предпочитают онлайн-взаимодействия, что дает возможность упростить организацию встреч, сократить расходы и расширить географию участников. Однако важно помнить, что впечатление, которое вы производите через экран, не менее важно, чем в личном знакомстве. Что необходимо соблюдать чтобы онлайн-встреча прошла успешно:

1. Технические аспекты. Виртуальное общение с клиентом, работодателем, коллегами или партнерами требуют надежного интернет-соединения и качественного оборудования. Для успешного взаимодействия необходим хороший микрофон, камера и, возможно, дополнительное программное обеспечение для видеоконференций. Участникам стоит заранее проверить свою технику и подготовить необходимые материалы.
2. Визуальная коммуникация. Более чем когда-либо важна визуальная составляющая. На виртуальных встречах участники видят не только друг друга, но и презентации, документы и другую визуальную информацию. Эффективное использование таких материалов помогает не только донести информацию, но и сделать общение более динамичным.
3. Отсутствие физического взаимодействия. Лицом к лицу общение накладывает определенные ограничения на виртуальные коммуникации. Важно уметь поддерживать внимание участников и учитывать, что невербальные сигналы могут быть менее заметны. Поэтому необходимо использовать вербальные сигналы, задавать вопросы и поощрять активность участников.
4. Разнообразие культур. Виртуальные встречи часто участники из разных стран и культур. Это требует особого внимания к стилю общения, соблюдению этикета, а также учету различных часовых поясов и праздников.

Как провести онлайн встречу и создать нужное впечатление

Виртуальные бизнес-встречи можно проводить довольно успешно если подойти к ним с должным вниманием и подготовкой. Важно не забывать о серьезности каждой коммуникации и производить нужное впечатление через экран, чтобы оставить в памяти участников лишь положительные эмоции. Вот 8 основных пунктов, соблюдая которые вы проведете качественную и эффективную онлайн-встречу:

1. Подготовка.

Никакая встреча не должна начинаться без основательной подготовки. Это касается как технической стороны (тестирование оборудования, создание фона и освещения), так и содержания встречи. Необходимо составить четкую повестку и подготовить визуальные материалы, которые помогут удержать внимание участников(презентация например). Подготовьте основные вопросы, заметки и определите цели встречи. Проверьте, что у вас есть доступ к нужному программному обеспечению (Zoom, Skype, Microsoft Teams, Google Meet и др.) и убедитесь, что оборудование (камера, микрофон, динамики) работает исправно.

Советы по подготовке:

• Протестируйте свою технику за час до начала встречи.
• Убедитесь, что у вас стабильное интернет-соединение.
• Ознакомьтесь с участниками, чтобы лучше понять их интересы и ожидания.
• Продумайте какие вопросы и темы будут интересны собеседнику.

2. Выбор места и обстановка.

Среди множества факторов, влияющих на восприятие вас собеседниками, важное место занимает обстановка, в которой проходит встреча. Это не только фон, но и ваше окружение.

Рекомендации по выбору места:

• Найдите хорошо освещенное место с нейтральным фоном. Избегайте лишних отвлекающих деталей.
• Используйте “виртуальные фоны” с осторожностью. Они могут вызвать технические проблемы или отвлечь внимание.
• Убедитесь, что в вашем помещении царит порядок и вам удобно находиться в данной обстановке.

3. Профессиональный внешний вид.

Одежда может оказывать значительное влияние на восприятие. Даже находясь дома, стоит одеваться профессионально. Это задает тон общению и показывает, что вы серьезно относитесь к мероприятию. Несмотря на то, что вы работаете из дома, это не повод забывать о деловом дресс-коде.

Что стоит учесть:

• Одевайтесь так, как будто идете на деловую личную встречу. Выбор одежды должен отражать уровень формальности ситуации.
• Поддерживайте зрительный контакт с камерой, а не с экраном. Это создаст иллюзию личного общения.
• Улыбка и уверенное выражение лица помогут создать более дружелюбную атмосферу.

Посмотрите видео, как создать правильный деловой имидж на встрече.

4. Энергия и вовлеченность.

Виртуальные встречи могут легко превращаться в монотонные и скучные обсуждения. Важно сохранять высокую энергию и активно вовлекать участников в обсуждение. Задавайте вопросы, привлекайте внимание к своим презентациям и не бойтесь использовать юмор для разрядки обстановки.

Решение:

• Меняйте время от времени динамику разговора.
• Берите обратную связь. Можно вслух перечислить основные темы встречи, чтобы собеседник подтвердил или дал свой комментарий.
• Управляйте акцентами и паузами в речи. Чтобы ваша речь звучала энергично, говорите спокойно и внятно, так как бывают помехи связи и не каждое слово получается расслышать.

5. Инициативность.

Активное участие в беседе и возможность слушать — важные элементы успешной коммуникации. Убедитесь, что вы не говорите слишком быстро и используете понятные оппоненту выражения.

Рекомендации:

• Задавайте открытые вопросы и поощряйте участников делиться мнением онлайн и в чате.
• Используйте жесты и мимику для поддержания интереса.
• Не забывайте об “онлайн-этике”: дайте собеседникам возможность завершить свои мысли перед тем, как вступить в обсуждение.

6. Эмоциональный интеллект.

Чтение эмоций через экран может быть сложной задачей, но это необходимо. Попробуйте внимательно следить за реакциями участников, задавать уточняющие вопросы, чтобы убедиться, что все понимают и согласны. Эмоциональный интеллект поможет создать более уютную атмосферу и наладить контакт. Важным аспектом общения является невербальное взаимодействие, которое сложно передать через видеосвязь. Жесты, мимика и даже интонация могут существенно изменить смысл сказанного. Отсутствие этих элементов может вызывать недопонимание и конфликты.

Решение:

• Поощряйте участников использовать видеосвязь вместо аудиосоединений, чтобы лучше передавать свои эмоции.
• Также стоит регулярно подводить итоги обсуждений и делать паузы для вопросов и комментариев.
• По наблюдениям, яркая эмоциональная манера общения производит позитивное впечатление.

7. Психологические барьеры.

Многие люди испытывают дискомфорт при общении через экран. Это может быть связано с боязнью выразить свое мнение, стеснением из-за внешнего вида или даже простым утомлением от постоянного нахождения в виртуальной среде. Такие страхи могут сказываться на качестве взаимодействия в группе.

Решение:

• Создайте атмосферу доверия и открытости.
• Напоминайте о важности мнения и предложений собеседника.
• Определите правила общения, позволяющие каждому участнику вносить свой вклад.

8. Финальные акценты.

Завершая встречу, подведите итоги обсужденного материала. Акцентируйте внимание на ключевых моментах и обсудите дальнейшие шаги. Это поможет участникам уйти с ясным представлением о том, что было обсуждено и что ожидать в будущем. В конце встречи подведите итоги обсуждений, выделите ключевые моменты и договоренности. Это придаст встрече структурированность и покажет ваше внимание к деталям.

Не забудьте:

• Попросить участников поделиться обратной связью о встрече. Это поможет вам улучшить качество будущих коммуникаций.
• Запишите все важные моменты и разошлите записи или заметки участникам.

Проведение деловой встречи онлайн

Виртуальные бизнес-встречи стали важной составляющей деловой среды. Освоив их особенности и принципы эффективного общения через экран, можно не только производить нужное впечатление, но и достигать стратегических целей компании. Главное — не забывать о подготовке, вовлеченности и умении адаптироваться к новым реалиям. При грамотном подходе виртуальные встречи могут стать не менее эффективными, чем традиционные, а порой даже более продуктивными.