Планерки и собрания коллектива являются важной частью любой организации. Они позволяют руководству и сотрудникам общаться, обмениваться идеями, принимать решения и разбирать проблемы. Однако неэффективные совещания могут быть пустой тратой времени и ресурсов. В этом материале подробно разбираем методы проведения эффективной планерки и собрания.
Зачем и почему важно проводить планерки и собрания
Проведение планерок и собраний является неотъемлемой частью работы любого коллектива. Они позволяют эффективно обмениваться информацией, обсуждать рабочие вопросы, принимать решения и координировать действия команды. Если вы не хотите получать информацию «задним» числом, то вам обязательно нужно присутствовать на встречах. Независимо руководитель вы или начинающий специалист. Вот несколько основных причин, по которым важно проводить планерки и собрания:
Обмен информацией. Руководители могут донести до сотрудников последние новости, изменения в политике или новые проекты. Люди в свою очередь, могут поделиться своими идеями, предложениями и проблемами. Это помогает всем быть в курсе происходящего и принимать обоснованные решения.
Обсуждение рабочих вопросов. Сотрудники могут поделиться своим опытом и знаниями, выдвинуть предложения по улучшению процессов и решить возникающие трудности. Открытое и честное обсуждение позволяет найти варианты и повысить производительность.
Принятие решений. Руководители могут представить свои предложения, а команда может высказать свои мнения и задать вопросы. После обсуждения коллектив может прийти к согласию и принять вариант, который будет поддержан всеми членами.
Координация действий. Управленцы могут поставить задачи и установить сроки, а сотрудники могут обсудить, как они будут их выполнять. Это помогает избежать дублирования усилий, улучшить коммуникацию и обеспечить своевременное выполнение поручений.
Повышение сплоченности коллектива. Регулярные «летучки» и совещания способствуют повышению сплоченности коллектива. Они дают сотрудникам возможность общаться друг с другом, делиться идеями и работать вместе для достижения общих целей. Это помогает создать положительную и продуктивную рабочую атмосферу.
Мотивация. Когда сотрудники чувствуют, что их идеи и мнения ценятся, они более склонны брать на себя ответственность и вносить свой вклад в общее дело. Кроме того, встречи могут вдохновить работников и зарядить их энергией.
Контроль и оценка. Позволяет контролировать ход работы и оценивать прогресс. Они могут выявить проблемы, предоставить обратную связь и скорректировать планы при необходимости. Это помогает обеспечить своевременное завершение проектов и достижение планов.
Виды
Для удобства мы выделили несколько видов планерок:
Ежедневные планерки в среднем занимают около 15-30 минут. На них обсуждаются задачи на день, предстоящие события и любые другие вопросы, требующие немедленного внимания.
Еженедельные проводятся раз в неделю и обычно длятся от 30 до 60 минут. На них суммируются результаты работы за неделю, обсуждается прогресс в текущих проектах и возникающие сложности.
Двухнедельные обычно занимают от 60 до 90 минут. На них рассматриваются более долгосрочные вопросы, такие как стратегическое планирование и изменение планов.
Варианты
Для удобства можно подразделить варианты:
Собрания по командам проводятся для обсуждения вопросов, связанных с конкретным вопросом или отделом. Они обычно проводятся еженедельно или раз в две недели и длятся от 30 до 60 минут.
Общие проводятся для всей организации. Обычно используются для передачи важной информации, объявления о политике или празднования успехов.
Стратегические сессии — это специальные собрания, созываемые для обсуждения долгосрочных целей и стратегий организации. Они обычно проводятся раз в квартал или год и занимают целый день или даже дольше.
Брэйнсторминги(мозговые штурмы) — это творческие собрания, созываемые для генерации идей по конкретной теме. Они обычно проводятся в непринужденной обстановке и длятся от 30 до 60 минут.
Форматы планерок и собраний
Выделяют несколько форматов:
Личные планерки и собрания проводятся в одном физическом месте. Этот формат позволяет участникам взаимодействовать лицом к лицу и строить личные отношения. В основном такой формат используют руководители.
Виртуальные с использованием видеоконференцсвязи или других онлайн-инструментов. Позволяет участникам общаться из удаленных мест, что может быть полезно для глобально распределенных команд.
Гибридные сочетают в себе элементы личного и виртуального форматов. Некоторые участники присутствуют лично, а другие участвуют удаленно. Этот формат может быть полезен, когда невозможно собрать всех за одним столом лично.
Правила эффективных совещаний и собраний
Многие допускают ошибку, когда их мероприятия похожи на скучные сборища немотивированных и усталых человек. Никто никого не слушает внимательно и все хотят «свалить». А иногда вместо деловой активности, начинаются разборы полетов в духе «во всем виноваты все кроме меня». Это глупо и бесцельно так тратить время. Возьмите паузу, нужно выдохнуть и понять причины, как улучшить качество и продуктивность. Представляем вам алгоритм эффективного собрания коллектива из нашего тренинга проведения совещаний:
Определение целей и повестки дня. Перед тем как созывать встречу, четко определите цели и составьте повестку дня. Совпадение целей и повестки дня гарантирует, что обсуждение останется целенаправленным и устойчивым к отвлечению.
Отправка приглашений и доведение информации. Заблаговременно отправляйте приглашения и повестку дня. Предоставление достаточного времени на подготовку к совещанию улучшит их понимание тем.
Роль модератора. Назначьте модератора, ответственного за ход совещания. Модератор должен следить за тем, чтобы повестка дня соблюдалась, а обсуждение не уходило в сторону. Это должен быть авторитетный и беспристрастный человек, который может вернуть ход обсуждений в конструктивное русло.
Использование инструментов и технологий. Включите в совещание использование технологий, таких как инструменты для совместной работы, видеоконференции или электронное голосование. Это повышает вовлеченность участников, облегчает сбор отзывов и оптимизирует процессы.
Создание инклюзивной атмосферы. Создайте инклюзивную(доброжелательную) среду, в которой все люди чувствуют, что их мнение и вклад ценны. Поощряйте всех высказывать свое мнение и активно участвовать в обсуждениях, где это уместно.
Установка временных рамок. Заранее установите временные рамки для совещания и строго их придерживайтесь. Это помогает поддерживать темп обсуждения и предотвращает ненужное затягивание.
Протоколирование действий и назначение задач. Во время совещания ведите подробный протокол действий и составляйте списки ответственным. Не бойтесь сразу делегировать, не откладывайте. Это обеспечивает четкое понимание принятых решений и мер, необходимых для их реализации.
Сбор отзывов. Собирайте отзывы от участников, чтобы оценить его эффективность. Это позволяет постоянно улучшать процесс.
Регулярный пересмотр повестки дня. Регулярно меняйте темы, чтобы гарантировать их актуальность и соответствие текущим потребностям и целям команды.
Поощрение творческого мышления. Поощряйте творческое мышление и генерацию идей на совещаниях. Это стимулирует инновационные подходы и приводит к более успешным результатам.
Эффективные совещания и собрания коллектива являются жизненно важными инструментами для обмена информацией, обсуждения проблем и стимулирования командной работы. Следуя приведенным выше рекомендациям, вы можете создать продуктивные и воодушевляющие рабочие встречи, которые приносят пользу всем.
Рекомендации по проведению планерок и собраний
Эффективные совещания и собрания являются необходимыми для любого коллектива. Они помогают координировать усилия, обмениваться информацией и принимать решения. Правильно подобранное время проведения таких мероприятий может существенно повысить их результативность и удовлетворенность участников. Так в какое же время лучше встречаться, давайте разберемся.
Утренние совещания
В середине дня
Вечерние
Преимущества: — Могут бодрить сотрудников и задавать темп на весь день. — Меньше вероятность того, что участники будут отвлекаться или уставать. — Легче сосредоточиться
Преимущества: — Люди более сосредоточены после утренних дел. — Более удобное время для менеджеров, которые не работают по гибкому графику. — Меньше вероятность того, что люди будут отвлекаться.
Преимущества: — Может предоставить больше времени для подготовки. — Удобно для тех, кто работает в разных часовых поясах. — Меньше вероятность того, что будут получать срочные запросы или отвлекаться.
Недостатки: — Не все будут бодрыми и внимательными по утрам. — Может потребоваться время, чтобы собраться с мыслями и подготовиться. — Иногда мешает другим утренним задачам, таким как проверка электронной почты или подготовка к рабочему дню.
Недостатки: — Люди могут быть уставшими или голодными после обеда. — Могут прерывать рабочий процесс и снижать продуктивность. — Для людей, работающих по сменному графику, неудобно.
Недостатки: — Люди будут уставшими или отвлекаться в конце дня. — Может привести к сокращению времени на отдых и личную жизнь. — Сложно синхронизировать графики для сотрудников, работающих в разных сменах.
Идеальное время
Идеальное время для проведения совещаний и собраний зависит от конкретного коллектива и характера обсуждаемых вопросов. Однако, учитывая общие рекомендации, можно выделить следующие оптимальные временные рамки:
Утренние совещания: 9:00 — 10:00 или 10:00 — 11:00
В середине дня: 14:00 — 15:00 или 15:00 — 16:00
Вечерние: 17:00 — 18:00 или 18:00 — 19:00
Советы по планированию совещаний
Помимо времени, также важно учитывать дополнительные факторы при планировании совещаний и собраний:
1. Продолжительность. Оптимальная продолжительность встречи составляет 30-60 минут.
2. Будьте пунктуальны. Начинайте и заканчивайте вовремя, чтобы уважать время участников.
3. Порядок повестки дня. Заранее создайте четкий порядок повестки дня, чтобы люди успевали готовиться.
4. Место проведения. Выберите место, которое будет удобно расположено, тихо и предоставляет необходимые средства.
5. Протоколируйте. Записывайте основные моменты обсуждения и принятые варианты для дальнейшего использования.
6. Оценивайте эффективность. Регулярно оценивайте эффективность ваших встречи и вносите коррективы при необходимости.
7. Сосредоточьтесь на результатах. Поставьте перед собой цель для каждого собрания и убедитесь, что вы ее достигаете.
Эффективное планирование совещаний и собраний позволяет максимизировать участие сотрудников, повысить продуктивность и достичь желаемых результатов.
Заключение
Регулярное устройство планерок и собраний является важным инструментом для эффективного управления коллективом. Они позволяют обмениваться информацией, обсуждать рабочие вопросы, принимать идеи, координировать действия и повышать сплоченность коллектива. Следуя приведенным выше рекомендациям, вы можете сделать встречи продуктивными и полезными для всех.
