Планерка – это знакомый процесс, для тех, кто работает на наемной работе. Но при этом репутация его не так хороша. Руководители структурных подразделений, а также сотрудники, считают эти рабочие встречи бесполезными, неинтересными с отсутствием нужной информации. Но все же значение ее весьма существенно. В статье разберем, как провести планёрку эффективно для сотрудников. Ведь современные способы общения в виде чатов, мессенджеров не смогут заменить общение в тесном деловом круге, при условии, что беседа будет краткой, иметь четкий план и ее результаты будут применяться на практике. Как сделать ее именно такой, расскажет текст ниже.
В начале дадим четкое определение этому процессу.
Планерка – это непродолжительное собрание работников, с целью обсуждения текущих дел на предприятии, и планирования работы на будущее.
Самое главное в планерке – это ее непродолжительность. Оптимальное время такого собрания 15-30 минут. Конечно, иногда они могут затягиваться и длиться от часа до двух, но подобного рода беседы принято называть скорее совещаниями.
Во время планерки решаются следующие вопросы:
Прежде чем составить регламент планерки, нужно определиться к какому виду она относится.
Классифицируются планерки по следующим признакам.
По временным критериям:
По тематике планерки можно разделить следующим образом:
Эффективность планерок достигается путем соблюдения определенных стандартов и правил. При их отсутствии, участники данного процесса, как правило не получают нужной информации в результате чего у них нет понимания в нужности и необходимости ее посещения.
Важно:
1. Встреча должна быть четко регламентирована, на повестку дня должны быть поставлены вопросы, требующие рассмотрения. При отхождении участников от тематики собрания, прерывать их, и возвращать к обсуждению поставленного вопроса.
2. Довести до сведения всех участников поставленный регламент, чтобы каждый понимал цель своего участия в этом событии.
3. Не нужно обсуждать вопросы поверхностно. Лучше ежедневно посвящать по 15-20 минут конкретной проблеме отдельно.
4. Строго отслеживать временные рамки проведения данного мероприятия, при необходимости назначить ответственное лицо за ведение этого вопроса.
5. Слушать мнение всех участвующих в беседе, не допускать выступления одних и тех же сотрудников.
6. Для фиксирования основных моментов совещания, необходимо выбрать секретаря, который в виде протокола запишет основные тезисы на бумагу.
7. Итогом встречи должен быть четкий план действий, а также список ответственных лиц, назначенных за определенные процессы работы. Список поставленных задач должен быть доведен до всех участников процесса.
Порядок проведения планерки зависит во многом от того, кто является основными ее участниками. Для сотрудников одного подразделения – план будет один. Для руководящего состава структурных подразделений – другой. Не нужно оставлять без внимания и тот факт, что специфика предприятия также влияет на данный процесс. К примеру, планерки на предприятии, занимающимся производством пищевой продукции и организации, изготавливающие металлоконструкции, проводятся в разном режиме.
Приблизительный план может быть таким:
образец плана проведения планёрки:
В первом случае на планерке заостряется внимание на индивидуальные показатели работников, во втором – на совместном планировании задач и решении вопросов по основной деятельности предприятия.
С проведением планерок, где все сотрудники физически могут находится в одном кабинете, логически все объяснимо и понятно. Но что делать, когда необходимо провести мероприятие с сотрудниками из другого филиала, находящегося на большом расстоянии, либо с удаленными работниками?
В подобном случае не имеет смысла отменять их проведение, ведь благодаря современным средствам коммуникации, можно обеспечить виртуальное присутствие необходимых лиц. Для проведения можно использовать специальные программы, такие как skype или другие современные программы.
Тем не менее в подобного рода планерках, также есть свои особенности, к которым нужно отнестись с большой внимательностью:
1. Обеспечение стабильного интернета, увеличение скорости соединения. За 15-20 минут осуществить тестовую проверку связи, проверить технические моменты (звук, изображение).
2. При возникновении технических неполадок лучше перенести плановое мероприятие до момента устранения ошибок, если нет срочности для проведения планерки.
3. При проведении совещания, оптимальным вариантом будет использование презентации, с целью более наглядного преподнесения информации.
4. Проверять наличие обратной связи от слушателей, с помощью вопросов, голосований и прочих способов взаимодействия с сотрудниками и участниками беседы.
5. Для каждого вопроса отводить определенное время, с целью более плотного и эффективного проведения совещания. Потому, как односторонний монолог с экрана быстро утомляет и ведет у слушателя к отвлеченности внимания.
Перед руководящим составом стоит существенный вопрос о том, как убедиться в результативности проводимых мероприятий. Достигают ли проведенные планерки и совещания поставленных целей и задач?
Можно опираться на следующие показатели:
Для достижения наибольшей эффективности планерок, можно обратиться к работникам организации, с целью узнать их мнение, по поводу продуктивности проводимых собраний с конкретными пожеланиями. Сотрудники могут предложить интересные идеи.
Во всех организациях свои основные моменты, провоцирующие отсутствие эффективности проводимого мероприятия. Но все же есть пункты, которые можно наблюдать непродуктивность в организации планерок:
1. Нет четкой системы и порядка, сотрудники непунктуальны, у них не сформировано осознание важности проводимого мероприятия. Для устранения этой проблемы стоит ввести мотивацию для своевременного посещения планерок, исключить беспорядок, лишние разговоры и наладить обратную связь от участников совещания.
2. На собрании присутствуют все работники предприятия. Чтобы встреча прошла максимально продуктивно, лучше всего приглашать целевую аудиторию, чтобы каждый из участников понимал, зачем он здесь находится.
3. Подготовка к собранию не проведена и повестка придумывается по ходу совещания. У подобных планерок эффективность находится буквально на нуле. Чтобы избежать этого, нужна предварительная подготовка, отступлений от запланированных вопросов быть не должно.
4. Монотонное, неинтересное и затянувшееся собрание, нет акцента на важных моментах, в итоге, участники не усваивают информацию. Протоколы мероприятия содержат большое количество страниц, которые никто не читает.
Как улучшить процесс проведения планерок? Чтобы повысить качество проводимых мероприятий, можно воспользоваться следующими методами.
1. Встречи лучше проводить в благоприятной обстановке. Не имеет смысла искать виноватых в сложившейся критической ситуации, оптимальное решение в этом случае, искать выход из нее. Возможно сотрудники предложат интересные способы.
2. Метод поощрения и мотивирования сотрудников посещать планерки. Премирование работников за добросовестное посещение собраний может дать положительный результат и мотивировать других к дисциплинированности.
3. Строгий контроль за временными рамками совещания. Следить за тем, чтобы каждый выступающий укладывался в строго отведенное для его выступления время. Правило должно касаться всех, в том числе и руководящий состав предприятия.
4. Встречи лучше проводить стоя. Так у работников будет меньше соблазна отклоняться от поставленных на повестке вопросов.
5. Количество, проводимых мероприятий, должно определяться состоянием дел на данный момент. Если надобности в ее проведение нет, то не имеет смысла отвлекать сотрудников от работы. Ежедневная планерка актуальна для компаний, где возникла напряженная ситуация, которая требует оперативности проведения мероприятий.
6. Не забывайте благодарить участников за проведенную работу. Такая формальность имеет огромное значение для участников процесса.
Планерки – это нужное мероприятие для коллектива при условии, что оно проведено правильно. Скучные и излишние собрания съедают время работников, демотивируют их, в результате чего падает продуктивность всего коллектива. Многое зависит от плана, харизмы и ораторского мастерства руководителя.
Чтобы этого избежать, нужно продумывать четкий план проведения планерки, определиться с частотой ее проведения, мотивировать сотрудников к проявлению инициативы вынесения вопросов на совещание. Установить постоянный контроль за эффективностью проводимых встреч путем анализирования итоговой работы.
При выполнении всех условий, планерки приведут к сплочению коллектива и установлению дисциплины на предприятии, что в результате даст эффективность в достижении поставленных целей и задач. Только в этом случае такого рода мероприятия будут оцениваться по достоинству персоналом и приниматься, как необходимый инструмент для настройки работы всей компании или отдела в частности.